第一章 总 则

第一条为了加强学生档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学生成才和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，特制订本办法。

第二条学生档案是对其在校期间成长经历的历史记录，是其人事档案的基础，主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。学生档案是全面考核、了解学生的重要依据，是学校学生教育、管理工作的重要组成部分。

第三条在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的完整与安全。

第二章 管理机构及职责

第四条学生档案按照集中统一管理的原则，我校的学生档案由档案馆人事档案室进行集中保管；各学院指定专人负责有关学生档案的管理工作，配合档案馆人事档案室管理在校学生档案。

第五条学生档案管理职责：

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的利用管理工作；

（三）办理学生档案的转递工作；

（四）做好学生学籍异动档案的管理工作；

（五）做好学生档案的登记和定期清库工作；

（六）开展多种形式的宣传教育活动。

第三章 归档内容及要求

第六条材料分类及内容：

（一）入学登记表、报名登记表、高考信息表、成绩单、学籍异动材料、学位证明，以上材料由教务处提供并盖章；

（二）入学前档案、实习材料、年度鉴定表、毕业生登记表、团组织材料（包括入团申请书、入团志愿书）、党组织材料（包括入党申请书、转正申请书、入党志愿书、外调材料、推优表、积极分子考察表和预备期考察表），以上材料由各院系提供；

（三）毕业生就业报到证由毕业生就业指导中心提供；

（四）校级以上表彰奖励材料由学生工作部（处）提供；

（五）处分材料由教务处、学生工作部（处）提供；

（六）还贷承诺书由学生资助管理中心提供；

（七）学生体检表由医务室提供；

（八）供组织参考的其他材料由相关部门提供。

第七条档案材料的要求：

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字。

（三）档案材料须为国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

（六）档案馆对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后归档。

第四章 档案材料移交和档案的归档时间

第八条入学新生档案均由各院系在开学后两个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向档案馆提交登记存档。

第九条学生取得各类奖惩的归档材料应在形成文件下发后的一周内归档。学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

第十条新生档案移交归档后，由档案馆进行整理。

第五章 档案的转递

第十一条学籍发生变动的学生，应及时持有效证明到档案馆办理相关手续。

第十二条毕业生档案的转递，按照毕业生就业指导中心提供的分配方案，由档案馆负责寄至毕业生被派遣单位。各院系需向档案馆提交正式党员名单、录取研究生的学生名单、毕业生档案转递详细地址汇总表。

第十三条当年未报到入学的本科生或研究生新生，其档案由招生部门核实后退回。

第六章 档案的利用

第十四条本科生档案由教务处查阅，研究生档案由研究生学院查阅。

第十五条学生档案查阅手续包括以下内容：

1、申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况，填写《山西医科大学学生档案查阅审批表》；

2、查阅单位（部门）盖章，负责人签字；

3、档案馆负责人审核批准后方可查阅。

第十六条学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明缘由，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

第十七条学生档案原则上不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《山西医科大学学生档案借阅审批表》；由学生所在院系盖章，负责人签字；档案馆负责人审核批准后方可办理借阅手续。

学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案清单核对材料，履行归还手续。

第十八条查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第七章 学生档案工作的管理和保障

第十九条要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。严禁任何个人私自保存学生档案。

根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。

第二十条要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系。

第二十一条抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十二条学校将学生档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第二十三条每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十四条凡有违反有关档案管理规定，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第八章 附 则

第二十五条本办法适用于本校全日制普通本科生、硕士研究生和博士研究生的档案管理。

第二十六条本办法自发布之日起试行，由档案馆负责解释。