为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。

3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全

二、归档范围

1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。

2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等

3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。

4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

5、学校及各部件改用新章后替下的旧章

四、整理原则和方法：

1、以物件为立档单位，一件一号。

2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。

3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编 流水号。

4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。

5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。

6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。

7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。

8、实物档案作专门档案单独保管。 。

五、归档时间与移交

1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。

3、移交时填写移交目录一式两份，连同归档材料及实物经档案馆清点无误后，双方签字盖章，各执一份存查。

六、保管利用和借出办法

1、实物档案一般不外借使用，特殊情况下需要使用时，需经档案档案馆馆长批准后才能借出。

2、借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。

3、实物档案如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。