声像档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、党政管理活动中直接形成的以音响、画面形象等方式纪录的具有保存利用价值的专门载体（如照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片、影视胶片以及配套的文稿、说明等）材料。它具有客观性、形象性的特点，能生动、形象地再现学校工作及教学和科研成果，真实记录了学校的面貌，它和文字、图表档案一样，具有现实的查证作用和保存价值。为了提高学校声像档案工作的质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥其作用，依据《山西医科大学档案管理办法》特制定本实施细则。

一、基本原则

1、凡反映学校教学、科研、医疗、学校管理和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门及其相配套的文字材料均属声像档案。

2、学校声像档案均为学校财产，必须由由学校档案馆集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。

3、声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

4、声像档案的主体是声像载体材料，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。为提高学校的教学、科研、医疗和管理工作水平服务。

二、归档范围和质量要求

1、归档的主要内容包括综合管理，重要会议及重大活动，教学、科研、设备活动，外事活动，文艺、体育活动，校园建设，成果、荣誉，人物以及其它等方面。具体范围见附件。

2、归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与学校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

3、归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。尤其是声像载体材料的原件。

4、凡是归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚并加以必要的文字说明。

5、归档的声像材料，必须是原版、原件。

6、归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

7、照片和底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物、和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

三、整理原则和方法

1、学校各教学、科研、医疗、机关，特别是宣传部、电教中心是我校产生照片档案数量最大的部门，涉及面较广，收集和制作照片的种类很多，成为照片档案的主要来源，应采取归口收集整理的办法。

2、部门领导应经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。

3、在收集和制作中应和档案馆协调起来，统一.归档和装具。在整理时要附上文字说明，文字说明包括时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。

4、检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘贴，生霉、受潮的，要及时冲淡、风干。

5、声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品，幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

6、根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅进行系统整理，组成保管单位。

7、照片及底片的文字说明的格式包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明等要素，文字说明的内容应简明概括、准确反映照片的基本内容，按事由、时间、地点、人物、背景等要素尽可能齐全,主要人物需标明位置，照片号及底片号（底片号要标明张号，无底片的为空），中间以"/"分隔。照片说明以统一格式，在略小于照片的白纸上打印，与照片一并归档。其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

8、.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

9、对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一种内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

10、依不同载体而定，可整理为卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度，例如：照片档号模式：年度号-分类号-保管期限代号-册号-张号，其中，保管期限代码分别用"1、2、3"对应代表永久、长期、短期。如：2006-10.01-1－01-05，其中2000为年度号，10.01表示该照片的分类"重要会议"-1（永久）-01（第1册）-05（第5张）。

四、归档与移交

1、各单位各部门应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后应及时向本单位兼职档案员移送全套案本，任何部门和个人不得据为已有。

2、单位兼职档案员对收集的声像载体材料，应按规定程序进行系统整理后安规定时间向学校综合档案馆移交。

3、综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后连同照片、底片、说明词整理在三个月内归档。

4、归档时，声像材料形成单位和部门应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

五、声像档案的保管

1、照片库房保持温度15-25℃，湿度55-65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

2、积极做好八防（防火、防盗、防虫、防尘、防潮、防光、防高温、防鼠）工作，并保持库房整洁。

3、每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

4、照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

5、录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。

6、声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

7、母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。综合档案馆对声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。