为提高学校基本建设档案工作质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校和国家建设中的作用，加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整、准确的工程档案，依据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》和国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，制定本实施细则。

一、基本原则：

1、凡我校在基本建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属基建类档案。

2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3、基建档案必须要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

4、学校在布置基建项目工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。当基建项目结束后，基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成归档的基建文件材料进行整理工作。

二、归档范围及质量要求：

1、学校基建部门对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工、竣工、预算、概算、决算等方面材料，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围见附表。

2、归档的文件应该是原件，使用复印件必须注明原件存放地点，一般工程前期资料及竣工图归档两份，其他资料一份；重要工程应在施工前确定归档份数，一般归档两份以上。

3、文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。

4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。

6、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。

8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

9、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

10、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

11、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面。

三、整理原则和方法：

1、要遵循工程文件的自然规律，保持文件的有机联系，便于档案的保管和利用。归档的文件要反映基建管理和项目建设的全过程，并具有成套性。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程整理归档。

3、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

4、确定归档材料的“件”，一般以每份材料为一件，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

5、归档文件的“件”不宜过厚，一般不超过40㎜，案卷内不应有重复文件；

6、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的，文字材料排前，图纸排后。

7、在每件文件材料的右上角加盖归档章，并逐项填写。

8、文件均按有书写内容的页面编号。每件页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧下角，折叠后的图纸一律在右下角。单面书写的文件页号编在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角； 成套图纸或印刷成册的材料原页码可代替，不用重新编写页号。

9、案卷的装订：文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。

10、填写归档文件目录表和备考表。

四、工程档案的验收

1、基建项目在组织工程竣工验收前，应提请档案馆对工程档案进行预验收，并出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

2、档案馆在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

<1>工程档案齐全、系统、完整；

<2>工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；

<3>工程档案整理符合本细则要求；

<4>竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

<5>文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；

<6>文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

五、工程档案的移交

1、工程准备阶段文件中立项文件材料、勘察测绘、设计文件材料、招投标文件材料和各种合同、标底、领取的各种证照文件等前期文件资料、施工阶段文件资料、前期文件资料在工程开工后一个月内将形成的文件档案一式两份移交至校园规划办兼职档案员。

2、监理文件、施工文件、竣工验收文件材料、竣工图所形成的文本档案要求一式两份，竣工图要求一式四份，在工程竣工验收后一个月内，由工程项目负责人负责牵头将监理单位、施工单位的档案移交至校园规划办兼职档案员。

3、工程竣工结算文件材料由项目负责人会同施工单位在办理结算的同时将形成的档案及时移交至校园规划办兼职档案员。

4、供材文件材料由材料科负责在工程竣工后一个月内将形成的档案一式两份移交兼职档案员。

5、以上归档文件在移交时，由移交人提交移交清单一式两份，移交人和兼职档案员双方签字，办理移交手续。

6、校园规划办兼职档案员在工程竣工的2-5个月内将档案移交学校档案馆和城建档案馆各一份，基建处各保存一份文字档案目录和电子档案目录，目录内容要详细、便于查找。

7、监理、施工、设计等单位在规定时间内不能提供完整档案的除扣发工程款外，视情节轻重给予一定的经济处罚，校园规划办应在签合同时注明要求，保证档案交齐。

8、校园规划办兼职档案员是基建档案搜集、整理、分类归档的责任人，对档案的系统完整、归档及时、整洁规范、安全保密负责。要检查指导各科室和各项目负责人搜集、整理、上交档案的情况，及时催交应归档的档案资料，对归档不及时、档案有缺损的要向校园规划办领导报告，及时处理。

9、校园规划办负责人、各项目负责人是项目档案搜集、整理、归档的责任人，必须在规定时间内将所收集范围内的资料（图）文件收集齐全，并整理合格后交兼职档案员，校园规划办兼职档案员必须在规定时间内将各科室、各工程项目负责人提供的资料（图）文件立卷归档和移交学校档案馆。由于不负责任造成档案资料遗失的，将视情节轻重，给予相关责任人相应处理。

10、归档时间应符合下列规定：

<1>根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

<2>勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向学校基建管理部门移交。

<3>学校基建管理部门应在工程竣工验收后三个月内，必须向档案馆移交一整套符合规定的工程档案。

<4>对改建、扩建和维修工程，学校负责施工部门应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后三个月内向档案馆移交。

11、移交时填写移交目录一式两份，连同归档材料经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。