为了规范会计档案管理办法，加强学校财会档案工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，根据国家教委《高等学校财会类档案工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，及《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

1、学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的重要史料、凭证、帐簿、财务报告等专业材料，均属财会档案。

2、归档的财会文件、材料必须反映财务管理、会计活动的全过程，必须保持其有机联系，并考虑会计档案的类型及特点。保证完整、准确。

3、财会档案必须实行集中统一管理，以确保其妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

4、财会档案工作应纳入财务管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

二、归档范围及质量要求

1、学校每年形成的财会档案，应由财会部门按照财会档案归档要求进行整理，装订成册，编制财会档案保管清册，向学校档案馆移交。

2、归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、财务报告、工资清册等方面。具体归档范围见附表。

3、采用电子计算机形成的材料，应当保存打印出的纸质财会档案。

三、整理原则和方法

1、财会档案的整理按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的程序进行。

2、各种记帐凭证按时间顺序整理，装订成一本或多本，每本不超过200页，厚度2cm为宜，采用两孔一线的装订方法装订成册，册内材料左下方对齐，在左侧装订，若装订线处有重要的批注者，须进行贴边处理。封面内容按要求填写齐全。

3、确定归档材料的“件”，一般以每份材料为一件。件号按保管期限编写，永久在前，其它按保管时间顺序排列。

4、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类（详见附表）。

5、盒的封面按规定填写清楚，包括档案名称、类型、内容、起止日期、责任者等，题名要简明、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹工整清晰。

6、盒内目录表按规定格式填写，用钢笔、毛笔书写或打印。

7、每件材料页数，按有文字的页面计算，用阿拉伯数字填写，由整理人员用钢笔在文件非装订线一侧的下角编制页号，且均为单独流水号。有页码的材料按原页数，不用重新编写页数。

8、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独整理装盒。

9、备考表记载盒内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

10、盒内材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件合为一件装盒。

四、归档验收与移交

1、当年产生的会计材料，财务部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案馆进行审查。

2、移交会计档案的时间为：当年的会计档案，在年度终了后次年六月底前由财会部门的兼职档案员将应归移交的会计档案编制移交目录一式二份交部门领导审核并签字后，连同会计档案集中向学校档案馆办理移交手续。

3、财务部门移交档案时，交接双方须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，盒内材料排列、编号书写是否符合要求，凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

4、学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。