为了提高学校外事类档案的工作质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，根据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

1、学校与境外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

2、外事类档案是学校全部档案的重要组成部份，应由校综合档案馆集中统一管理，确保完整、系统、准确和有效利用。

3、外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实外事处外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4、外事处处长要亲自抓外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、归档范围及质量要求

1、归档的外事文件材料，必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的外事文件材料，必须反映学校与境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

4、归档的主要内容包括涉外工作综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、校际合作、科技合作、等方面。归档的重点是重大涉外和国际合作项目。具体归档范围见附表。

5、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采用不同方式归档，存原件或存复印、影印件；境外团体或个人赠送赠送学校的纪念品、礼品、有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

6、归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

三、整理原则和方法

1、按外事文件材料形成规律及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间的有机联系和便于查考利用的原则进行归档，将每组外事文件材料进行整理，组成一盒或数盒。

2、外事文件材料，按年度进行分类归档。文件材料排列的方式是：各阶段密不可分的材料，按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；由多种文字形成的同一内容的文件，中文件在前，外文件在后。

3、外事处要进行归档文件材料的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同学校综合档案馆协商后确定。

4、根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、长期和短期三种。

5、归档文件应按我校档案分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并按归档章的要求填写相关内容。

6、拆除文件内易锈蚀的金属物，对破损的文件材料进行修补；大于档案盒的文件材料应进行折叠。

7、在档案的首页填写归档文件目录，在档案的末页填写备考表。

四、归档验收与移交

1、学校外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，应在每项外事活动结束后，负责将此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总整理，按规定向学校档案馆移交。

2、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。

3、移交时填写移交目录一式两份，连同整理好的文件材料一并向档案馆移交，经档案馆清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份备存查。

4、外事档案在次年六月底前移交档案馆。