为加强教学档案工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》的规定，特制定本细则。

一、基本原则

1、凡在教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件数据和声像等不同载体材料均属教学档案。

2、教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

3、教学档案由学校档案馆实行集中统一管理、提供利用，并对全院教学档案工作进行检查、监督和指导。任何个人和部门不得拒绝归档，更不得将其据为己有。凡属永久性、长期性保存的教学档案一律移交学校档案馆保存，不属永久性、长期性保存的材料可由处、系、室保存（二级管理）。确保完整、系统、准确和安全，便于开发和利用。

4、教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任。并作为考核教学质量和管理水平的标准之一。做到“四同步”，即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具证明同步

5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备兼职档案员，负责统一收集、组织整理本部门、本系统的教学文件材料，并按时向学校档案馆办理移交。

6、逐步建立教学档案数据库，并纳入学校信息系统,加快推进学校档案信息化建设。

二、教学档案归档范围及要求

1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的不同载体的文件材料，主要内

容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学

位工作、毕业生工作、教材等方面，具体归档范围见附表。

2、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

4、学生成绩总册由各教学管理部门以院、系、专业、班为单位刻成光盘一式两份归档；以班为单位归纸质成绩总册一份（应使用激光打印，打印必须清晰）。

5、成绩总册应附有目录，有学生的照片、家庭住址、家长姓名和学籍变动等情况；成绩总册中的课程要写全称，不能省略；纸质成绩总册应使用A4纸，在左侧应留25mm宽的装订线。

6、本校学生辅修成绩，应由辅修院、系将成绩送到主修院、系，由主修院、系将辅修成绩并入该学生的主修成绩一起归档；本校学生取得第二学位成绩的归档的方式同前所述。

7、本校与外校联合办学，外校学生已取得本校授予学位的，由授予学位的教学管理部门将学生成绩总册和学生领取学位证书验印名册等材料收集、整理后，向档案馆归档。

8、本校授予分校（二级学校）学生学位的，应将分校（二级学校）的申报材料、校领导批复等文件材料，由授予学位的教学管理部门收集、整理后，向档案馆归档。

9、各教学管理部门应将网上远程录取材料（含报名表、体检表等）刻成光盘后归档；

10、归档的教材目录中应有教材名称、作者姓名、出版社、印刷版次等项目；

11、归档的教学文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，或激光打印，不得复打或用油墨印制与书写；

12归档的教学文件材料应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；

三、教学档案整理原则和方法

1、坚持由教学文件材料形成部门整理归档的原则，由教学管理部门（教务处、研究生处、继续教育学校、学生处、教学学校、系、室等）的兼职档案员负责组织整理并向档案馆移交。

2、以“件”为单位整理，一份文件材料或一套密不可分的文件材料为一件

3、一套密不可分的文件材料为一件时，件内按正件在前附件在后，印件在前定稿在后，批复在前请示在后的要求排列。

4、件内材料一律拆除金属物，需装订的以右边、下边、整齐后分别用线绳装订，对破损的材料应进行修补。

5、各种材料大小均为16开（学籍册为8开），文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

6、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。

7、在“件”的右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章，按顺序填上件号，并填写件内目录及备考表。

8、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行装盒。原则上相同内容的材料装一盒，同一内容的材料数量多时可分别装几盒，也可以根据文件材料的多少，对问题单一，文件较少者按不同内容装薄盒。

9、教学档案可按综合材料、专业设置与学科建设、招生、学籍管理、教学管理与教学实践、学位工作、教材等七个方面分别整理归档，装盒。

10、填写盒封面各栏目，标题要简短、准确。

四、教学档案归档验收及移交

1、教学综合管理文件于次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，当年寒假前一次性归档。

2、移交时填写移交目录一式两份，经档案馆清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。

五、学位论文的管理

1、博士学位论文由档案馆管理；

2、博士、硕士学位论文评审材料由档案馆管理；

3、含密级的硕士学位论文和优秀硕士学位论文由档案馆管理；其它硕士学位论文由图书馆管理；

4、硕士学位论文解密后，解密的学位论文向图书馆移交，由图书馆管理；

5、本科毕业生学位论文由各院、系资料室管理。