山西医科大学财务共享数智化平台

线上报销操作手册

一．系统登陆

推荐使用谷歌浏览器，360浏览器请使用极速模式。

（一）校内登录

在中都校区和迎泽校区填制报销单，按以下流程操作：

第一种：通过【山西医科大学官网首页】-左下角【快速通道】-【校内资源】-【财务报销】登录进入,或者【山医门户】登陆后选择【财务报销】进入，如图所示：

                         

第二种：通过【山西医科大学官网首页】-【管理机构】-【行政部门】-【计划财务处】，进入山西医科大学计划财务处网站主页，点击右侧的【财务预约报账】进入系统 

（二）校外登录

在校外填报报销单时，需通过学校VPN登录（VPN登录参照学校网络中心流程操作，网址链接：https://vpn.sxmu.edu.cn:18443），登录VPN后，按照上述校内登录流程办理。

2022年新的财务系统已纳入学校统一身份认证平台，报账人员输入学校统一身份认证平台账号密码，即可登录财务系统，登录界面如下：

统一认证密码可从“企业微信-工作台-门户密码修改”进行重置或联系网络中心重置。目前，统一认证账号密码与学校门户、OA等一致。

（三）个人信息维护

点击左侧菜单栏中【基础资料】—【个人信息维护】，可对银行账户、邮箱、联系方式等个人信息进行修改。

点击左侧菜单栏中【基础资料】—【校外劳务人员信息维护】，可新增校外人员基本信息，用于酬金报销。

                                   

                       

网上报销特别说明：

●2022年起，国自然基金项目经费报销试行线上审批，报账人员在线上填报时需将相关原始票据上传，填报完成提交后，按照审批权限，由项目负责人、财务人员、科技处负责人、分管科研副校长在线上审签。线上审批流程完成后，报账人员打印纸质报销单并粘贴相应原始票据，经项目负责人签字确认后在3个工作日内投递报销。

●其他项目经费暂保持原线下审批模式，报账人员在财务系统完成填制提交后，需制单人线上审核同意后，打印纸质报销单，按照原线下模式逐级审签后投递报销。

●待线上审签运行平稳后，我们将逐步实现全部经费报销线上审批。

●2022年新系统对所有类别经费报销均支持多个项目经费支出，例如：某老师报销差旅费1000元，在填报时，可通过增加项目，从本人两个及以上项目经费中分担报销。

二．系统功能操作说明

（一）项目授权

登录后，在左侧菜单列表中，点击【项目预算】-【项目管理】-【项目负责人授权】。

 

                        

                  

注：

1. 项目负责人可授权给多个职员或学生查询或使用项目，【查询】权限仅限于被授权人查询项目执行情况，【使用】权限仅限于被授权人填单报销。 

2．项目负责人可选择授权时间和授权额度，例如从3月1日开始授权5000元给被授权人A，至7月1日结束，在此期间被授权人都可进行相应操作，超出授权金额可点击【追加额度】追加授权。

3. 项目负责人若选择【重新授权】，则之前同一被授权人A 5000元授权行为作废，重新授权给A 2000元，此时A的被授权额度为2000元。

4. 当前授权学生报账功能暂未开通，授权后仅能给学生报销差旅。

 

（二）项目明细账查询

登录后，在左侧菜单列表中，点击【项目预算】-【财务服务】-【个人项目】。 

选择项目开始年度，会出现本人负责项目及他人授权项目，点击蓝色字体，可进行相应查询。勾选本人负责项目后，被授权项目不再显示。

 

三．线上报销

（一）报销单填写 

登录财务系统后，在左侧菜单列表中，点击【报销管理】-【业务经办】-【业务办理】-【日常报销】/【差旅费报销】/【酬金报销】/【个人借款】/【个人还款】，填制相应类型报销单。

 1. 日常报销

点击【日常报销】，进行报销填写，填写标红*为必填项，保存完成后可直接提交。

                                                                                                                                                                                   

所有发票都需要先在系统中进行发票登记，然后选择已登记的发票完成报销。

发票登记现有两种方式进行报销：

（1）、从报销单中直接登记

进入报销单，选择项目费用明细后，点击【智能识别】按钮，进入智能识别页面。

                       

进入页面后点击上传文件，查验通过后点击保存（电子发票必须上传原件，识别确认无误，折叠票等纸质发票可能存在印章遮挡检验码等情况造成查验失败）。

 

 

保存后需点击对应费用明细，选择费用类型，完成后点击生成费用即可（正在简化该流程，上传保存后直接点击生成费用即可）。

 

 

（2）、从电子票夹中进行报销

点击电子票夹--【票据采集】。

进入页面后点击上传文件，查验通过后点击保存（电子发票必须上传原件，识别确认无误，折叠票等纸质发票可能存在印章遮挡检验码等情况造成查验失败）。

 

 保存后退出从我的票夹中找到刚刚查验过的发票，勾选后点击【报销】。  

 

 选择要填报的单据。

点击箭头选择报销的费用类型，如图：

选择好项目或额度后，字体为蓝色说明发票关联成功。

建议使用电子票夹采集保存后直接在报销单中选择票据进行报销，不建议从电子票夹里点报销。

如果有除以下目录中的票据请点击【选择票据】--【手工录入】，选择其他类型票据添加发票信息即可。

 

已关联的发票可在【电子票夹】—【我的票夹】—【已使用】中查看，如图：

 

2．差旅费报销

点击【差旅费报销】，进入报销填写：

 

 

（1） 发票登记

点击【智能识别】--进入页面后点击【上传文件】，查验通过后点击【保存】（电子发票必须上传原件，识别确认无误，折叠票等纸质发票可能存在印章遮挡检验码等情况造成查验失败，火车票和机票行程单必须上传单次行程票据）如图：

                                   

保存后需点击【生成费用】即可（费用明细会自动生成，如有误，请自行修改）

 

（2）从电子票夹中进行报销差旅费

点击电子票夹--【票据采集】，上传所报销的票据，点击保存后勾选要报销的票据--【报销】

 

选择要报销的单据类型

 

点击箭头选择报销的【费用类型】，点击【确认】，如图：

 

跳转至报销单，修改费用明细并添加项目额度进行填报。

 

                                                                                                                                   

 

差旅费填报注意事项：

（1）在第二步填写出差信息时，先填去程，再填回程。若出差人为多人时，根据职务级别不同，分开填报。（例如师生同行二人，在填列完老师的行程后，点击“新增行程”，填列学生的行程）

（2）交通费、住宿费金额需在标准限额内据实填写。

（3）参加会议交通补助与伙食补助只有首尾两天，学生无补助。需自行编辑修改补助金额。

（4）若差旅费没有形成闭环，或有中转，需要对这一情况进行说明，并且项目负责人签字。（国自然项目需将情况说明及其他票据一并在附件中上传）

（5）若给学生报销差旅费，请先授权学生报销权限，授权时间一天即可。

 

3．酬金报销 

点击【酬金报销】进行酬金报销单填写。其中，“报销事由”栏要求填写发放酬金具体事由，格式例如：发放X月硕士研究生助研贴，发放专家劳务费等

 

酬金发放支持批量导入，流程如下：

点击【导入】，根据左下角给出的确定的模板，填写相应信息，核实无误后导入。

                                                                                 

注：

1.校内人员酬金发放本人工资卡中，校外人员酬金发放本人银行借记卡中，不可填写信用卡。

2.酬金报销中，姓名、身份证号、银行账号、开户行名称、开户行行号、应发金额、联系电话为必填项。

3.新增校外人员酬金发放，可通过【基础资料】-【外单位人员维护】新增，如图：

 4．个人借款

点击【个人借款单】，进行借款单填写。

                                                                                                                                       

 

5．个人还款

点击【个人还款单】，进行还款业务填写

                                                                                       

 

（二）报销单提交

1．报销单提交

已保存的单据在【报销管理】-【业务经办】-【我的报销单】下，点击单据编号进入对应的单据界面进行提交。

①　单据状态为草稿和待提交的，点击修改按钮之后，可对数据进行编辑操作。

②　尚未实行线上审签的项目，保存完成提交后，直接打印报销单，按照线下审批流程逐级审签后投递报销。

③　国自然基金项目保存提交后，需线上审签流程结束，方可进行报销单打印，报销单经项目负责人签字后投递报销。

 

2．报销流程跟踪查询

左侧菜单列表，进入【报销管理】-【业务经办】-【我的报销单】，在我的报销单已提交菜单下，选择对应单据信息操作列的流程按钮，可查看此报销单的流程审核信息。

 

3．已提交单据打印

                                            在已提交菜单下，点击打印按钮。

                                                                                                                               

注：除国自然项目外，填报人提交报销单后，需返回【我的工作台】—【待办】中点击想要打印的报销单，如图：

 

点击右下角【同意】—【确认】，确认需要报销的单据，如图：

                                 

此时，在【我的报销单】—【已提交】的单据中，就可以进行打印，如图：

 

欢迎广大师生对现行系统存在的问题，通过微信群或电话及时反馈给我们，我们将联合软件公司及时进行整改优化，提高系统运行效率。

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