为了规范我校因公出国（境）的申报程序和经费管理，特制定本办法。

一、 因公短期出国（境）项目的管理

（一）因公短期出国（境）是指在国外停留少于90天的访问、考察、培训、项目洽谈、参加学术会议、讲学等。

（二）学校因公短期出国（境）管理的职能部门是国际合作与交流处。负责制定学校组团出访考察计划，负责对外联络及准备工作；管理学校教职员工因公出国（境）工作。

二、 因公短期出国（境）项目计划

学校各院（系）处、室在每年11月向国际合作与交流处申报下年度的组团出访计划。组团出访计划及初步预算须报主管校领导批准。经批准的组团计划由国际交流处组织实施。

三、 计划外因公短期出国（境）的申请和批准

（一）严格控制由我校承担经费的参加其他单位组团的出访任务。

（二）各院（系）、部门及个人如受到国（境）外机构或个人邀请，或得到上级部门，其他单位的组团出访通知，在认为确有必要的情况下，须以部门报告形式书面申请，经国际合作与交流处审核报主管校长审批。

（三）报送上级部门或组团单位的复函由国际合作与交流处办理。各学院、部门及个人不得擅自对外承诺或向组团单位报送名单。

四、 因公短期出国（境）任务的审批程序和内容

因公短期出国（境）团组的申请部门或个人应向国际合作与交流处填报《山西医科大学因公出国（境）申请表》并提供相关材料，经国际合作与交流处审核后，报主管校领导审批。审批后进入出访申请程序，根据不同的出国渠道办理相应手续，具体见出访申办流程。

五、 因公短期出国（境）的经费

（一）出国（境）经费管理

1、出国经费主要包括国外的食宿、公杂费、培训费和往返交通费。学校鼓励由外方资助的出国任务；各部门在制定出国计划报告时，必须作好预算，落实经费来源。

2、学校派出人员的费用原则上由学校经费支付；各院（系）处、室组团项目由各单位自行负担出国费用；

3、学术交流(国际会议)的费用由申请人所承担的科学研究课题费自行支付；

4、校际合作项目因公出国（境）的费用按中外合作项目的协议条款办理；

5、未涉及的情况需另报主管校领导批准；

（二）因公短期出国（境）经费申请及核销流程

本校组团出国（境）人员，在任务批件下达后根据省财政厅的相关标准，按规定进入下列换汇流程：

1、出国当事人到国际交流处申请外汇数额，由国际合作与交流处专办员会同校财务处填报《用汇申请表》；

2、申请人持任务批件和《用汇申请表》到省财政厅、省教育厅外事处审核，前往指定的中国银行兑换外币；

3、回国后凭票据到国际合作与交流处填写《用汇费用核销表》，在省财政厅审核《用汇费用核销表》，前往指定的中国银行兑换多余外币，回校财务处报销有关费用、结帐。

出国（境）人员行前应了解费用核销的各项规定和要求。超过标准的支出及因票据遗失的后果由出国（境）人员个人自负。委托旅行社办理的国外行程费用，应严格控制在财政厅规定的标准内执行。

由校外单位组团的，按组团单位的要求执行。

六、 因公短期出国（境）任务完成后的回国小结

完成公派出国任务回国后，护照需在十日内交至省外办出国管理处统一保管，十个工作日内向山西省外事办公室和校国际合作与交流处提交出访小结。

七、 本办法由国际合作与交流处负责解释。

八、 本办法自发布之日起实行。