为了加强本校档案工作的业务建设，充分发挥档案信息资源作用，提高档案利用率和管理水平，有效地为我校各项工作服务，为社会服务特制定本制度。

一、校档案馆保存的档案，主要供本校利用，一般仅供形成部门借阅。如其它部门或个人需查阅时，需经档案馆或档案形成部门领导同意，并仅限于馆内阅览。

二、本校教师、职工利用档案，必须持有系、处级以上党政组织介绍信或党政组织负责人签署意见的便函。利用重要档案（党委或院长会议记录）必须由党委书记、主管校长审批，利用科技档案须经科技处及作者本人同意。

三、本校学生（专科生、本科生、研究生）利用档案，必须持有学生证及系介绍信，在档案馆查阅，不能借出。办理学籍、成绩证明，须携带本人毕业证书或学位证书原件。托人代查的须持委托人的委托书，代查人的有效证件。

四、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，写明查档目的并经档案馆领导同意，方可利用。 安全、公安部门查阅有关档案，须经校办领导批转。

五、利用档案人员应在档案馆阅览，如确因工作需要借出，必须经档案馆领导同意，并严格履行借阅登记手续，限期归还。借出的档案严禁带出校外。

六、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案管理人员同意，可办理续借手续，并按期归还。借出的档案不得转借他人。

七、档案利用者要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、增删、批注、污损、折皱等。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任，可补救的应及时补救。

八、利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者，须经档案馆和有关业务部门同意，重要档案须经学校主要领导批准。

九、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

十、 查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记。对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

十一、利用者归还档案时，应办理退还手续，并认真填写《档案利用效果登记表》。

十二、 档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》，每季度对档案利用情况进行一次统计分析。

十三、网上查阅档案由档案馆根据不同部门和职位统一设置查阅密码。