根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）中高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度的要求，学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。

1 收集

各院系（部门）依照《山西医科大学各部门归档范围》中关于本部门（院系）应收集材料范围，收集本部门（院系）一年来形成的各类载体所有应归档材料。

1.1收集内容

1.1.1载体材料形式：纸质、照片、录音、录像、光盘、奖状、证书、奖牌、奖杯等各种有保存和查考价值的材料。

1.1.2材料形成方式

1.收文：包括各级党政机关来文；上级业务主管部门或业务往来单位来文；会议上带回的文件等。

2.发文：各类发文。每份发文应包括发文卡、底稿及发文稿。

3.其他文书材料：包括会议记录、各类报表、规章制度、大事记、各类报告、科研课题申报获奖材料、部门学院举行的有特色的重要的活动材料、承办的重要会议材料等。

4.声像实物档案:声像档案主要指照片、录音、录像、光盘等，对照片档案归档时要注明“六要素”，包括时间、背景（指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景）、地点、人物、事由、拍摄者。实物档案主要包括奖状、证书、奖牌、锦旗、礼品、字画、印章等。

1.2收集方法

1.2.1编制收集整理类目。类目可根据部门的具体情况，视文件材料的数量等进行编制。比如说：文件材料比较少的部门，可以采取发文、收文、其它等材料分别设一个类目。文件材料比较多的部门，可以再进一步的细分。

1.2.2 依据编制好的类目，准备一些文件夹（盒），并在文件夹（盒）的脊背上贴上标签，标签上写上类目名称及编号，按编号顺序排列在专门的橱柜中。文件材料处理完毕后对号入座，分别存放到相应的文件夹（盒）中，每个文件夹（盒）中都应有目录，每放入一份文件都必须加上一条目录。

1.2.3集中收集：年初根据归档范围将应归档材料集中收集。将部门领导、相关工作人员、各科室留存的应该归档的材料全部收集起来。

1.2.4检查文件是否符合归档要求：

1.剔除重复和不需归档的文件；

2.检查文件是否完整；如：请示、批复是否配套；附件是否齐全等。

3.检查文件是否规范；用印：是否盖红图章；用笔：不能使用圆珠笔。

2 分类

2.1 分类的依据

依据《山西医科大学各部门归档范围》，将本单位应归档的所有材料进行分类。

2.2 分类方法

2.2.1依照“年度—问题—保管期限”进行三级分类。一事一卷，如文件数量较多，可分成几卷。

2.2.2首先按照年度分类，然后按照问题即文件所反映的内容归入相应类别。举例：办公室形成的材料分为DQ、XZ等；人事处形成的材料分为XZ（进入计划卡）、XZ（就业合同书）等；资产处形成的材料为SB(XXX项目)等；学生处、教务处形成的材料为JX11、JX21等。最后按照山西医科大学各部门归档范围和保管期限表划分保管期限。

2.2.3按照《山西医科大学各部门归档范围》中的要求，将所有纸质文件材料分为永久、定期两部分。照片、录音、录像、光盘、奖状、证书、奖牌、奖杯等声像、实物档案均作为永久保管。

3 定件（卷）

一般纸质文件材料按“件”为单位进行整理，一般情况下以每份文件为一件。具体方法如下：

1．文件正本与定稿一般应作为一件。

2．正文与附件一般为一件；

3．正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸等）作为一件；

4．原件与复制件作为一件；

5．转发文与被转发文作为一件；

6．装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件；

7．请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件；

8．学校会议记录，包括党委常委（扩大）会、书记办公会、民主生活会、校长办公会等，以每次会议为一件。学校各部门、学院的会议记录一年作为一件或以自然记录本作为一件。

9．出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件；同一种期刊的同期底稿视作一件；

10．仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

11．科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件；

12．基建类档案中，施工过程中形成的原始记录以自然册为一件，一类基建图纸视作一件；

13．外事档案的出入境材料，可按人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件；

14．财会档案中，一本会计凭证、帐册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件；

15．行政类审计档案，审计结果通知书与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为几件；

4 排序

4.1 件内文件排序方式

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后；文件处理单排在文件前面；发文稿纸排在正文后面。

4.2 卷（件）之间排序方式

4.2.1 原则上按“事由”结合时间、重要程度（即永久、定期）排列。

4.2.2坚持“事由”原则，即同一事由形成的相关文件排列在一起。“事由”是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。

4.2.3同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排列，重要的、结论性的文件在前，其它的文件在后。

4.2.4不同事由间归档文件，原则上按不同事由办结时间的先后顺序排列。

4.2.5对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，将其排列在相应年度相同类别文件的最后，并在附“备考表”说明。

5 档号编制

1．归档文件以件为单位编制页号，用铅笔逐页编制页号，有效图文的一面为一页，正面编在右上角，反面编在左上角。

2． 文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变；拟编制页码与文件原有页码不同的，应重新编制页码。

3．已印制成册文件材料与其他文件合并为一件时，如文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，其后的其他文件应依序重新编制页码。

6 编目（著录）

1.编目是指将归档文件依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，编目内容应准确、详细，便于检索。

2.归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数/册数/张数/盘数、备注等项目。

（1）序号：填写归档文件顺序号。

（2）档号：按照档号编制细则编制档号。

（3）文号：文件发文字号。文件的文号全部填写，不能省略，年度统一使用方括号［］。没有文号的不用标识。

（4）责任者：文书类档案为文件的发文机关或署名者。声像、实物类档案为对内容负有责任的单位或个人。责任者采用全称或规范化的简称；联合发文责任者超过两个的，标出两个加“等”字；未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。

（5）题名：

文书类档案应对文件的标题录入。声像、实物档案题名能揭示该活动中心主题的标题或名称。录入题名时应注意如下问题：

1）多份文件作为一件时，编目一般只著录第一份文件，如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时，应根据该件的内容重新拟写标题，新拟或补充的标题要加［］号。

2）文件无标题或标题含义不明时的处理方法：一是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料，著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加［］；

3）正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的，附件题名须录入，外加“［］”号。

（6）日期：指文件、声像、实物等的形成日期。以8位阿拉伯数字写明年、月、日，如2020年5月19日应写为20200519。对没有落款详细日期的材料，可以4位或6位阿拉伯数字写明年、月，如2020年6月应写为202006；对没有落款日期的文件材料，要根据文件内容加以考证并填写。

（7）密级：材料密级按材料归档登记表内密级情况填写。没有密级的材料，不用标识。

（8）页数/册数/张数/盘数：

1）文书类档案材料：每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时，若文件原本就有页码，则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。

2）凭证、统计报表等装订成册的档案材料：填写对应档案材料的总册数。

3）录音、录像、照片等特殊载体类档案材料：填写对应档案材料的总盘数或张数。

（9）备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多而备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表。

7 填写备考表

备考表置于盒内所有归档文件之后，用以记录整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期，各项目的填写要求如下:

1.盒内文件情况说明

填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等。整理文件完毕后，应该在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件需说明的情况较复杂，归档文件目录备注项无法填写，也可以在目录相关条目的备注项中加“*”号标示，并在备考表中予以详细说明。

2.整理人

负责整理归档文件的人员签名或签章，业务或文书部门整理归档的机关，此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写。

3.整理日期

填写归档文件整理完毕的日期。

4.备考表式样

备考表

盒内文件情况说明                                                                     整理人：   年   月   日                                                             检查人：   年   月   日

8 移交

8.1 移交清单

1.一式两份、有部门领导签字以及部门公章、内容填写准确无误。

2.页数计算：散材料按有图文的页面计算页数，装订成册材料按册（份）计算。

3.开放程度即在提供服务利用时是否需要移交部门审批。

8.2 移交注意事项

1.各种载体文件材料同时移交。

2.移交档案时填写“移交清单”（档案馆网页下载）一式两份，并附文件目录。移交清单由兼职档案员和档案馆人员双方在核对，清点档案材料无误后，签字盖章，各留存1份。不符合归档要求的档案材料，则退回重新整理后移交。

3.各部门、各学院应当按照《山西医科大学归档制度》在要求时间内完成归档工作，办好移交手续。

附：标准

1、中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）

2、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

3、归档文件整理规则解读 中国文史出版社 2016年5月