一、基本要求

1、移交目录和卷内目录须与档案实体相符，且顺序一致；

2、学位档案内容须真实、完整。

二、领取卷内目录

1、从研究生学院学位科领取学位档案卷内目录，须根据研究生的不同类型选用相应的学位档案卷内目录。

2、卷内目录附于学位档案之前，一并装进档案袋内（不要贴在档案袋外面）。

三、整理案卷

研究生学位档案以卷为单位归档，每位研究生的学位材料为一卷。

（一）检查卷内文件是否符合要求

1、学位档案内的各项材料与卷内目录须一一对应。对照领取的学位档案卷内目录，检查该份学位材料是否缺失或多出某项材料：

如果缺失，需要及时补充，无法补充时，请在备注栏内说明原因，并在卷内目录的“页数”一列填写“缺”；

如果多出某项材料，须将该材料剔除：

（1）在校期间发表学术论文情况登记表(表九）无需附论文纸质复印件。

（2）纸质版毕业论文无需移交档案馆。

（3）轮转手册无需整本放入，只需放入总结。

（4）复印件原则上无需归档，如有特殊情况确需归档的，则在备注一列中说明。

2、粘贴照片的相应位置必须粘贴照片，照片背面写明姓名、学号。

3、学位材料审批流程须完备，相关栏目不能为空，要求盖章、签字的栏目，须有相应单位盖章、签字，并填写好相应日期。

4、学位材料和卷内目录应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料，严禁使用铅笔、圆珠笔，红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印、传真等不耐久材料归档，如果出现这样的材料请进行复印，替代原不符合要求的材料。

（二）排列卷内文件

按照不同类型研究生学位档案卷内目录中的顺序，对每一位研究生的学位材料进行排序。

（三）编写页码

1、凡有字的页面（正、反页面）均须编写页码，如有封面，则封面为第1页，没有内容的空白页面不编页码。

2、页码编写于页面的右上角（反面编写于页面左上角）。

3、学位档案卷内的每份材料从“1”开始，编写页码时不要漏号、重号,有表格或文字的都为1页。

4、使用铅笔手写编写页码，注意字迹工整，切忌潦草。

5、填写页码的位置距离顶角位置上下1厘米。

（四）填写卷内目录

1、填写学号、姓名；

2、填写保管期限，为“永久”；

3、填写每项材料的页数。例如：某项材料的页码从“1”开始，有“1-5”页,卷内目录的页数填5。缺失某项材料且无法补充时，在“页数”一列填写“缺失”。

（五）材料装袋

一位研究生的学位档案装入一个档案袋内，档案袋的正面右上角写明姓名、学号、序号。（序号与移交目录的序号一致）

（六）分类集中，按序排放

1、将准备归档的研究生学位档案按照毕业年度分别集中，如2019年毕业和2020年毕业的需分别放置。

2、同一年度毕业的研究生学位材料，按照博士、硕士分别集中。

3、分类集中后，学位档案按照序号排序。

四、编制移交目录

（一）基本要求

1、按院系填写《XX学院20XX年研究生学位档案移交目录》。一个院系只需提交一个excel，按照以下情况分为多个sheet：

（1）按照毕业年度分开sheet填写，如2019年毕业和2020年毕业的需分为两个sheet；

备注：同一年但不同月份毕业的无需分开填写。如2020年7月毕业和2020年12月毕业在一个sheet即可；

（2）同一年度毕业的研究生学位材料，按照博士、硕士分开sheet填写；

备注：硕士的不同学位类型无需分开填写；

2、移交目录的顺序与学位档案实体排放顺序须一致；

（二）移交目录填写示例  

五、移交接收

（一）移交

1、将填写好的《XX学院20XX年研究生学位档案移交目录》发送至邮箱sfy103@sxmu.edu.cn，邮件主题为“XX学院研究生学位档案移交目录”。（收件人：尚老师）

2、收到档案馆邮箱回复后，双面打印移交目录，在相应位置盖院系章，教学秘书（移交人）签字。

3、在工作时间将学位档案及打印好的移交目录送交至中都校区教学办公楼104室档案利用服务大厅。

（二）接收

1、清点学位档案总卷数

2、抽查学位档案材料是否符合规范要求、移交目录是否与实际情况一致。若清点、抽查过程中发现问题，需及时处理。

3、清点、抽查无误后，双方在《归档登记簿》上登记。

六、整理入库

档案馆对照移交目录，逐一核实接收的学位档案，如发现问题，反馈院系及时处理。

 

   

                    研究生学位档案立卷归档培训会PPT.pptx

                    XX学院研究生学位档案移交目录示例.xlsx