第一章 总 则
第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《<党政机关公文格式>国家标准》（GB/T9704-2012）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于校党委、校行政以及党政工团管理部门、基层党组织、教学单位、教辅单位、重点科研单位、直属单位（以下简称各部门、各单位）的公文处理。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布决策和部署工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校公文包括纸质公文和电子公文。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列互相关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各部门、各单位应高度重视并做好本部门、单位的公文处理工作，由具有较高的政治和业务素质的专人负责公文处理工作。
第七条 学校办公室（党委办公室、校长办公室）主管公文处理工作，负责学校公文的审核、制发、办理、管理及安全保密，制定与实施学校公文处理工作规章制度；负责对各部门、各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校适用的公文种类主要包括：
（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销学校有关单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求学校各部门、各单位执行或周知的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复学校各部门、各单位的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文须标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文须根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文须分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”组成，也可使用发文单位全称或规范化简称，红色套印。联合行文时，发文单位标志应并用联合发文单位名称，主办单位排列在前。
学校发文标志由学校办公室统一拟制，各部门、各单位不得擅自拟制发文标志。如确需拟制的，须向学校办公室提出申请，由学校办公室报请分管校领导同意后统一拟制。
（五）发文字号。发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。学校发文代字由学校办公室统一拟制，各部门、各单位不得擅自拟制发文代字。以校党委、校行政名义和学校办公室名义印发的公文，发文顺序号由学校办公室统一编制。以各部门、各单位名义印发的公文，发文顺序号由发文单位自行编制。
（六）签发人。上行文须标注签发人姓名。
（七）标题。公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称，且与发文单位标志、标题中的发文单位名称相符。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，须加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章用红色，不得出现空白印章。纪要不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、公开属性、联系人姓名和联系方式、分送情况等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。
（十六）抄送单位。除主送单位外，需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。学校公文印发单位为学校办公室。信函格式公文不标注印发单位、印发日期和分隔线。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《<党政机关公文格式>国家标准》（GB/T9704-2012）执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。学校发文标志用纸由学校办公室统一拟制，各部门、各单位不得擅自拟制发文标志用纸。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。要从严控制公文数量，属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；能通过面商、面示、电话、传真、邮件等方式解决或答复的。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，须同时抄送被越过的单位。
第十五条 向上级单位的行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）各部门、各单位向上级主管部门请示、报告事项，须经校党委、校行政同意，以校党委、校行政的名义上报。
（四）各部门、各单位报送校党委、校行政的请示、报告，应当根据涉及的具体事项附上学校相关业务主管职能部门的会签意见；也可由有关业务主管职能部门转呈，转呈的请示报告，应当先提出倾向性意见，不得原文批转。
（五）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
（六）拟请上级单位负责人出席重大活动并讲话时，一般在报送请示的同时附经本单位负责人审核过的讲话代拟稿。落实上级单位负责人批示的情况报告，应当附批示复印件。
第十六条 向下级单位的行文，应当遵循以下规则：
（一） 主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
（二）校党委、校行政可以向各部门、各单位发布公文。
（三）学校办公室根据校党委、校行政授权，可以向各部门、各单位行文。
（四）中共山西医科大学纪律检查委员会按照工作职责，可以向各部门、各单位行文。
（五）山西医科大学工会委员会、共青团山西医科大学委员会可以向各自下级群团组织行文。
（六）各部门、各单位在各自职权范围内，根据工作需要，可以信函格式在本部门、本单位内行文。
（七）各部门、各单位不得以本部门、本单位名义发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。议事协调机构、临时机构不得向各部门、各单位印发指令性公文。如确需发布指令性公文，须报请校党委、校行政批转或学校办公室转发，文中须注明经校党委或校行政同意。
第十七条 向同级或不相隶属单位的行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个单位，根据需要可主送两个及以上同级或不相隶属单位。
（二）向同级或不相隶属单位的正式行文，采用信函格式。
（三）向校外同级或不相隶属单位正式行文，一般以校党委、校行政名义行文。
学校办公室根据校党委、校行政授权，可以向校外同级或不相隶属单位正式行文。
其他部门、单位不得向校外同级或不相隶属单位正式行文。如确需行文的，须经校党委、校行政同意或者授权，并报分管校领导或主要校领导审批后，以学校名义或学校办公室名义正式行文。
（四）各部门、各单位根据工作需要，可以信函格式与学校其他部门、单位就有关事项进行商洽、 询问、答复、请求批示、审批等。
第十八条 除学校办公室、纪委、工会、团委外，其他部门、单位原则上不得以本部门、本单位名义制发文件格式公文。如确需制发的，须报请学校办公室经校党委、校行政同意后，按照有关规定制发。
未经校党委或校行政同意，学校议事协调机构、临时机构一般不对外行文。
各部门、各单位的内设机构，一律不得制发公文。
第十九条 涉及多个部门、单位职权范围内的事务，各相关部门、单位之间应协商一致后行文。未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，学校责令其纠正或撤销。
第二十条 校党委与校行政、党委办公室与校长办公室、职能部门之间必要时可以联合行文；属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文应当明确主办单位，并用主办单位发文字号。
第二十一条 各部门、各单位报请审批公文时，须按照要求准确、规范使用发文卡片 。
第五章 公文拟制
第二十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十三条 起草。学校综合性公文，由学校办公室组织起草或者由学校办公室会同有关部门共同起草。各部门、各单位拟以校党委、校行政名义或学校办公室名义行文，应当代拟文稿。重要公文，校领导、部门单位负责人应亲自起草或者主持起草。公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门、单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门、单位意见，力求达成一致。
第二十四条 审核。公文文稿签发前，须逐级进行审核。经审核不宜发文的公文文稿，须退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送审核。
（一）起草单位审核。公文起草好后，拟稿人须清楚填写校党委或校行政发文卡中的有关要素，并与公文稿一并送起草单位负责人。起草单位负责人须对公文进行审核，审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；是否符合国家法律法规、党的理论路线方针政策以及学校有关政策、规定；是否完整准确体现发文意图，是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；文字表述、文种使用、公文格式等是否准确规范；是否需要其他单位会签。
（二）有关部门审核。公文涉及需要有关部门、单位配合执行或者核定的事项，必须送有关部门审核。有关部门负责人应当对公文进行审核，审核重点是：公文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项是否符合有关政策规定和实际情况。有关部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。
（三）学校办公室审核。凡以校党委、校行政或学校办公室名义印发的公文，在校领导签发前，须经学校办公室审核。学校办公室文秘人员初审后，送办公室主任审核。审核重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文文种、发文单位代字是否准确，公文格式是否符合规定；是否需要其他部门单位会签；是否需要经学校有关会议研究决定。
第二十五条 签发。公文须经有关负责人审批签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。
（一）签发人代表发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任；签发人签发公文，须签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者只签姓名的，视为同意。签发人如认为需送其他负责人（或上级领导）事先阅知或审签时，可注明“请送×××审阅后再发”或“请送×××审签”。联合发文须由所有联署单位的有关负责人会签。
（二）公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
1.以校党委名义制发的公文，涉及业务性和一般事务性工作的由分管校领导签发，其他的由校党委书记签发，或经校党委书记审阅后制发。
2.以校行政名义制发的公文，涉及业务性和一般事务性工作的由分管校领导签发，其他的由校长签发，或经校长审阅后制发。
3.需要经过有关会议通过的，须按照规定程序提交会议通过后再行签发。纪要由会议主持人签发。
4.学校办公室根据校党委、校行政授权制发的公文，由办公室主任签发，涉及重要事项的，须报分管校领导签发，或经有关校领导审阅后制发。
5.以各部门、各单位名义制发的信函格式公文，由本部门、单位负责人签发；涉及重要事项的，须报分管校领导签发，或经分管校领导审阅后制发。
第二十六条 修改和签发公文应当使用黑色或蓝黑色的钢笔、中性笔，不得使用铅笔和圆珠笔等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
第六章 公文办理
第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十八条 收文办理是指校外、校内来文的办理过程。
（一）收文单位为学校的公文由学校办公室统筹办理。收文单位为部门、单位的，由部门、单位办理。
（二）由校外直接寄送学校部门、单位的公文，参加会议带回的公文，以及通过网络平台、传真等方式接收的公文，凡接收对象为学校的，或接收对象为部门但内容涉及重要专项业务的，须及时送学校办公室，由学校办公室按照收文办理程序统筹办理；凡接收对象为部门且属一般业务性的公文，按照业务分工由主管部门办理。
（三）收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收如发现问题，应当及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。
2.登记。收到来文后，要及时进行登记，对来文编号、来文时间、来文单位、来文字号、来文标题、承办期限等主要信息和办理情况进行详细记载。对上级单位重要的电话指示、通知、答复，应记录来电机关、人员姓名、时间、内容，用公文纸誊抄清楚，签署接电话人姓名，视同上级来文进行登记处理。
3.初审。对收到的公文，应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门、本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，送本级有关领导批办或者转有关部门、单位办理。对有具体请示事项的，主批人须明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。需要两个及以上部门办理的，须明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
承办部门对交办的公文须及时处理，有明确办理时限要求的须在规定时限内办理完毕，办理确有困难的须及时向来文单位说明原因。涉及两个及以上部门办理的公文，主办部门应及时、主动与协办部门协商办理。公文办理完毕后，承办部门须在文件传阅卡中写明办理情况与结果、签署姓名与日期，并将来文及有关资料，根据公文归档有关规定自行留存或返回有关部门、单位归档。
5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照单位负责人职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照单位主要负责人、分管负责人、其余负责人的排序传批。办理公文传阅须严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
6.催办。公文转办后，应当主动、及时了解掌握办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
7.答复。需要答复的公文，办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十九条 发文办理是指学校制发公文的过程，包括复核、登记、印制、核发等程序。
（一）复核。已经有关负责人签发的公文，印发前拟稿单位应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，须报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、公开属性、成文日期等主要信息详细记载。
（三）印制。凡以校党委、校行政和学校办公室名义印发的公文，统一由学校办公室安排印制。凡以部门、单位名义印发的公文，由发文部门、单位自行安排印制。
公文印制时要严格履行校对、制版、印刷、装订、用印等程序，确保公文印制质量和时效。校内行文一般只印制电子公文，除存档外不再印制纸质公文，确需印制大批纸质公文的，须经学校办公室主任审批同意后方可印制。校外行文同时印制纸质公文和电子公文。涉密公文不得印制电子公文，涉密纸质公文须在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，主办部门须对成品公文的文字、格式、印刷质量等再次进行核查，核查无误后分发。
非涉密公文，送校外的由主办部门自行报送，发校内的一般通过校园网上的服务管理系统分发。涉密公文须通过学校办公室机要员进行传递。
第三十条 整理归档。需要归档的公文及有关材料，各部门、各单位须根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。涉及两个及以上部门办理的公文，原件由学校办公室或主办部门进行归档，相关部门保存复印件。负责人兼任其他职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第三十一条 各部门、各单位须严格执行学校公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十二条 校外来文、校级公文由学校办公室机要室统一管理。各部门、各单位应当指定专人负责公文管理。涉密单位要按照有关保密规定指定专人管理公文，配备必要的安全保密设施设备。
第三十三条 公文确定密级前，须按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，须按照所定密级严格管理。绝密级公文须由专人管理。 公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。
第三十四条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，须经发文单位批准。
涉密公文公开发布前须履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。涉密公文未经批准不得公开发布。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输、发布。
第三十五条 复制、汇编机密级、秘密级公文，须符合有关规定并经学校主要负责人或分管负责人批准。绝密级公文一律不得复印、汇编，确有工作需要的须经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件须加盖复制机关戳记。翻印文件须注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效。公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十七条 涉密公文须按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销，个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十九条 学校内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理；内设机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门、单位须督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十条 学校新设立的内设机构可以根据工作需要向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。内设机构合并、更名、撤销时，应当对其发文户头进行相应调整或取消。
第四十一条 通过学校服务管理系统分发的电子公文，须履行公文处理相关程序，与纸制公文具有同等效力。
第八章 附 则
第四十二条 学校附属单位的公文处理可参照本办法执行。
第四十三条 学校实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，责任人须承担补救或改正的责任，情节严重的，按有关规定予以问责。
（一）未履行审核把关职责，或者审核把关不严的；
（二）未按规定时限办理延误工作的；
（三）违反公文处理程序的；
（四）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；
（五）涉密文件未定密审核的；
（六）未正确标注公开属性的；
（七）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；
（八）未经学校批准擅自制发本部门、本单位文件格式公文的；
（九）以函件格式印发指令性公文等越权行文的；
（十）未认真履行主办部门校对公文责任的；
（十一）其他违反公文处理规定的行为。
第四十四条 本办法由学校办公室负责解释。
第四十五条 本办法自印发之日起实施。2001年3月12日学校发布的《山西医科大学行政公文的有关规定》（山医大校字[2001]第9号）停止执行。
附件：1.山西医科大学发文标志
2.山西医科大学发文代字
3.山西医科大学公文主送单位书写规范
附件1
山西医科大学发文标志
山西医科大学发文标志及用纸由学校办公室统一拟制。第一临床医学院（第一医院）、第二临床医学院（第二医院）、汾阳学院、口腔医学系（口腔医院）、晋祠学院、制药厂的发文代字，可参照学校有关规定自行拟制，并报学校办公室备案。其他部门、单位一律不得擅自拟制发文标志及用纸，如确需拟制的，须向学校办公室提出申请，由学校办公室报请分管校领导同意后统一拟制。学校发文标志及适用范围如下：
一、文件格式
1.“中共山西医科大学委员会文件”和“山西医科大学文件”适用于校党委、校行政向上级单位报告工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准;贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关的文件，颁布学校重要规章制度，公布学校发展规划、年度工作要点和工作总结，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级单位的请示。
2.“中共山西医科大学纪委文件”“山西医科大学工会委员会文件”“共青团山西医科大学委员会文件”分别适用于校纪委、校工会、校团委向各自的上级主管单位报告工作、反映情况、提出意见或建议，答复各自上级主管单位的询问，向各自上级主管单位请求指示、批准。
3.“中共山西医科大学委员会办公室文件”和“山西医科大学校长办公室文件”适用学校办公室根据学校授权，传达党委和行政的决议或决定，转发上级单位的文件，向上级单位报告、请示工作；印发上级领导和学校领导的重要讲话；公布学校议事协调机构、临时机构成员调整名单，启用或废止学校印章，就全校综合性工作做出具体安排和布置等。
二、信函格式
1.“中共山西医科大学委员会”和“山西医科大学”，适用于向校外不相隶属单位就有关事项进行询问、商榷、答复、请求批准等。
2.“中共山西医科大学纪律检查委员会”适用于校纪委向学校各部门、各单位有关工作进行具体安排和布置，就有关事项进行询问、商榷、答复、报告、请示等。
3.“山西医科大学工会委员会”和“共青团山西医科大学委员会”分别适用于校工会、校团委向各自的下级组织就有关工作进行具体安排和布置，答复下级组织的请示；向学校其他部门、单位就有关事项进行询问、商榷、答复等。
4.“中共山西医科大学委员会办公室”和“山西医科大学校长办公室”适应于学校办公室根据学校授权，向校外不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向学校其他部门、单位就有关工作进行具体安排和布置，就有关情况、问题进行询问、商榷、答复等。
5.“山西医科大学×××部（处、室、中心）”适用于各党政管理部门、教辅单位，向学校其他部门、单位印发职权范围内的工作安排，根据上级和学校的工作部署要求其他部门、单位及人员需要办理或知晓的事项，就有关情况、问题进行询问、商榷、答复等。
6.“山西医科大学×××学院（系、部）”适用于各学院（系、部）党政在本学院（系、部）职权范围内，就有关工作和事项做出安排，公布院（系、部）级奖惩；向学校其他部门、单位就有关事项进行询问、商榷、答复、报告、请示等。
三、纪要格式
“党委会议纪要”“党委常委会议纪要”“校长办公会议纪要”“专题会议纪要”，分别适用于印发学校相应会议纪要。
附件2
山西医科大学发文代字
山西医科大学发文代字由学校办公室统一拟制。第一临床医学院（第一医院）、第二临床医学院（第二医院）、口腔医学系（口腔医院）、汾阳学院、晋祠学院、制药厂的发文代字，可参照学校有关规定自行拟制，并报学校办公室备案。其他部门、单位一律不得擅自拟制发文代字，如确需新增的，须向学校办公室提出申请，由学校办公室报请分管校领导同意后统一拟制。学校发文代字及适用范围如下：
一、以校党委、校行政名义发文，属于学校重大事项，由学校主要负责人签发，学校办公室使用相应发文代字统一行文。发文代字如下：
1.校党委————————————山医大党、山医大党函
2.校行政————————————山医大校、山医大校函
二、以校党委、校行政名义发文，属于业务性和一般事务性工作，一般由分管校领导签发，涉及重要事项的由学校主要负责人签发,或经学校主要负责人审阅后印发，学校办公室使用相应发文代字统一行文。发文代字如下：
1.党委组织部主办————————————山医大党组
2.党委宣传部主办————————————山医大党宣
3.学生工作部（处）（学生资助管理中心）主办——————————————————————山医大学工(山医大助)
4.研究生工作部主办———————————山医大研工
5.武装保卫部（处）主办——————————山医大保
6.教务处主办———————————————山医大教
7.科学技术处（校学术委员会秘书处）主办—————
———————————————山医大科（山医大学术）
8.人事处主办———————————————山医大人
9.研究生学院（校学位委员会办公室）主办—————
———————————————山医大研（山医大学位）
10.继续教育学院主办————————————山医大继
11.毕业生就业指导中心主办—————————山医大毕
12.科技产业开发中心主办—————————山医大科产
三、学校办公室根据学校授权，以校党委、校行政名义发文，由办公室主任签发，或经有关校领导审阅后印发。由学校办公室使用相应发文代字统一行文。发文代字如下：
1.党委办公室（保密委员会办公室）主办———山医大党办
2.校长办公室、校友办公室主办———————山医大校办
四、以中共山西医科大学纪律检查委员会、共青团山西医科大学委员会、山西医科大学工会委员会名义发文，属于重大事项由学校主要负责人签发，属于重要事项由分管校领导签发，属于业务性和一般事务性工作一般由单位主要负责人签发，学校办公室使用相应发文代字统一行文。发文代字如下：
1.中共山西医科大学纪律检查委员会—————山医大纪
2.山西医科大学工会委员会—————————山医大工
3.共青团山西医科大学委员会————————山医大团
附件3
山西医科大学公文主送单位书写规范
一、校党委、党委各部门发至全校的公文，主送单位写“各基层党组织，党委各部门，工会、团委”。
二、校行政、行政各部门发至全校的公文，主送单位写“各教学单位，行政各部门，各教辅单位、重点科研单位，各附属单位”。
三、学校党政及各职能部门校内发文范围较小的公文，主送单位写“各有关部门、单位”或直接列明部门、单位名称或统称。
四、各部门、各单位报校党委的请示、报告，主送单位写“校党委”；报校行政的请示、报告，主送单位写“校行政”。
五、学校党政对外行文，主送单位直接列明收文单位名称。
