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办公自动化系统(OA)部署实施方案
发布日期:2015-12-20
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校内各部门、各单位:

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将日常办公与网络功能结合起来的一种办公方式,可在提高效率的基础上增加协同办公能力,强化决策的一致性,提高决策效能。在学校党委办公室、校长办公室的积极协调下,在校领导的支持下,我校OA系统于2015年12月完成了政采招标。为了尽快部署上线,满足两校区便捷办公的实际需要,现就OA部署实施工作安排如下:

一、OA基本功能简述

OA系统采用模拟仿真电子表单和流程定制技术相结合,达到和实际纸质文件审批相一致的方式进行网上流程审批,现有工作方式没有太大改变,只是由传统纸质审批转变为电子审批。业务功能含以下三类:

1、在线公文流转功能:支持发文管理、收文管理、请示报告、会议纪要、情况通报和其他公文流程。

2、在线业务审批功能:支持所有日常管理中以表单方式开展的审批(签字)流程的在线执行。

3、辅助办公业务功能:支持所有文档的提交和申报流程。

二、OA使用人员

全校正式在职的教职员工均可按需使用,根据不同岗位分工授予不同的使用权限。

三、任务分工

1、学校办公室负责OA部署实施的协调组织工作,重点明确各上线工作的类目和工作流程的科学性。

2、网络中心集中采集全校OA用户的个人信息,并负责OA程序的修改,要求OA程序与业务实际需要一致。

3、其他职能部门和院系负责提出OA上线业务需求,明确工作流程。有上线业务的职能部门和院系要确定联络员1名。

四、OA部署任务和任务分解

(一)公文流转

1、发文管理。根据学校发文种类(山西医科大学文件、中共山西医科大学委员会文件、部门文件、院系文件等)分别制作全校统一的《发文审批卡》,定制在线审批流程,直至印制、下发。学校文件要实现与二维码系统对接。

2、收文管理。根据收文的种类(上级来文、部门和单位间行文)分别制作全校统一的《收文批阅卡》,明确每一类收文的详细流程,包括来文登记、拟办、审批人、相关处室办理等关键节点信息。

3、请示报告。根据学校请示报告的种类(向校领导请示、部门间征求意见、部门内部请示)分别制作全校统一的《请示报告卡》,其他基本同收文管理。

4、会议纪要。根据学校会议纪要的种类(校党委会议、校长办公会议、新校区建设领导组会议、新校区管委会会议等)分别制作全校统一的《会议纪要》批示样单,明确各类会议纪要的详细流程和相关审批人员。

5、情况通报。对学校的一些重大问题或者重要讲话内容直接通过OA进行线上通报,提升我校信息化程度及透明度。需制作《重大事项通报审批卡》,明确关键节点的责任人。

6、其他公文流程。各部门和各单位根据部门工作实际提出的流程化工作审批或文件流转需求,经汇总讨论请示后确定是否在OA上部署实施。务必明确流程和关键节点的人。

责任单位:网络中心

(二)业务审批

OA支持相关部门之间的业务会签审批功能,达到工作协同、快捷便利的目的。可含教职工请销假流程、处级干部请销假流程、设备采购申请流程、办公家具采购申请流程、校园网用户开户申请、校园网信息审批申请等。此项内容由各相关业务的主管部门按要求提出。

责任单位:各相关职能部门和院系

(三)辅助办公业务

OA支持其他辅助办公模块,诸如规章制度、学习园地、通知公告等。在OA系统部署期间进行集中的收集、整理、发布。后期结合学校的实际另行制作在线工作流程。

责任单位:各相关职能部门和院系

(四)其他

按照《OA用户个人信息登记表》的要求真实填写个人信息,所在部门或单位负责人负责信息的真实性和使用权限,并签字盖章认定。见附件2。

责任单位:校长办公室 党委办公室

五、部署要求

1、材料要求:(1)明晰工作流程。各单位和部门结合自身的工作实际,提出书面需求且流程化,一事一表,填写《OA上线业务需求申请表》并附样单(即纸质办公使用的实际表单),见附件1,后期网络中心根据各部门、各单位提交的流程进行归类汇总,分别建立线上流程。要求:提交流程前进行充分的内部交流,一旦确定工作流程就不要轻易变化;每个工作流程务必附纸质版的表单样单。(2)确定用户权限《OA用户个人信息登记表》,部门或单位负责人务必审查信息的准确性和真实性,如实填报。原则上临时聘用人员不予登记,若工作特殊需要另行集中处理。

上述材料于2016年1月15日前交至网络中心。联系人:乔畅,联系电话:4135640,电子版发至:qc@sxmu.edu.cn。

2、时间要求:我校OA系统计划2016年寒假开学对相关人员统一培训后正式启用,务必按时间要求提出明确的业务上线需求,及时反馈用户人员信息,以利于程序的修改上线。

3、使用要求:计划2016年寒假期间开始试运行。试运行期间实行双轨制(常规纸介质和电子介质),正式启用后只支持线上业务办理。

4、根据OA系统的特点,每个单位或部门确定一名计算机应用能力较好的OA信息员,主要负责协调OA系统的需求沟通、后续计算机简单维护工作。

 

OA上线业务需求申请表.docx

OA用户个人信息登记表.docx

 

二零一五年十二月二十日

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