山西医科大学国际学术会议的组织与管理办法（草案）

为了促进山西医科大学对外合作与交流工作的开展，活跃我校学术气氛，规范我校举办国际学术会议的工作，特制定本办法。

一、 申请条件

(一) 国内主办的双边或多边国际学术会议，应能反映国际先进水平，对促进学科建设、专业水平的提高、新领域的开拓以及扩大我校在国内外的影响发挥作用；

(二) 凡以山西医科大学的名义在国内主办的双边或多边国际学术会议，必须由院（系）处、室为申报单位，不得由个人提出申报；

(三) 属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文。

二、 申报材料

(一) 国际会议的中英文名称；

(二) 主办单位和承办单位的中英文名称；

(三) 会议的宗旨、目的、背景、主题、专业内容、形式等简要介绍；

(四) 举办时间、地点、会议日程；

(五) 会议人数和被邀请者的有关情况（姓名、性别、国别、职务、职称、所在单位、学术专长等）；

(六) 经费来源；

(七) 联系人；

(八) 可行性报告。

三、 审批

(一) 受理部门。国际合作与交流处是我校申办国际学术会议的归口管理单位，负责学校各有关单位申办国际学术会议和海峡两岸学术会议的报批工作。会议主办或承办部向学校国际交流处提出书面报告，由国际交流处专文呈报主管部门审批。待收到主管部门批复后，会议主办单位即可进行会议准备工作。

(二) 审批程序：

1. 申请提交时间：主办或承办单位在筹备会议前半年需提请会议计划，上报国际合作与交流处；

2. 会议审批：由科研处负责审查会议内容，国际合作与交流处审查涉外内容并报主管校长批准后，以学校名义行文报请省教育厅外事处同意，请省政府外事办、省科技厅审批；

3. 会前提交资料：国际会议申请表（中文）、会议日程、拟参会人员名单、会议经费预算表；

4. 会后补交材料：实际参会人员名单、会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料 ；

5. 主（承）办部门应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等，会议结束后连同会议总结等进行整理、立卷，并交学校综合档案室保存;

四、 会务及注意事项

(一) 学校鼓励和支持各院（系）、处、室举办国际和海峡两岸学术会议；

(二) 举办国际学术会议所需住宿、用餐、会议用房、用车等事项，由会议主（承）办部门与校内有关部门协商解决;

(三) 主（承）办部门要对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上交流、发表;

(四) 主（承）办部门应遵守外事纪律，严格遵守保密制度；

(五) 若会议级别较高，拟邀请国内、外重要人士参会，主办（承）部门应提前三个月将人员名单及背景材料报国际合作与交流处，由国际合作与交流处协调安排接待及校领导会见等事宜;

(六) 举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的。

五、 会议内容审核的解释权在科研处，会议报批的解释权在国际合作与交流处。

六、 本办法自发布之日起施行。