为做好新生档案归档工作，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

各年级各专业的学生归档工作由辅导员负责，需安排一至两名班干部负责本年级的学生档案整理工作。

二、归档工作

手写材料一律用黑色墨水笔或签字笔填写，注明组织盖章处须盖上组织公章，如高中档案、团档案等。

 三、本科生由院系收集应归入学生人事档案的材料有：

（一）入学前档案材料：

1.高中档案（包括高中成绩单、高中学籍表、实践活动情况等）

2.高考档案（包括报名登记表、体格检查表）

3.团档案（包括入团志愿书、入团申请书）

（二）入学后档案材料：

1.高考考生信息表1（报名登记表）

2.高考考生信息表2（含高考成绩）

3.高考考生信息表3（体格检查表）

4.山西医科大学入学注册登记表

5.山西医科大学入学体检表

四、研究生新生人事档案归档内容

1.人事档案密封完好

2.党员档案密封完好（正式党员）

五、新生人事档案接收要求

1.各年级、各专业需指定专人负责学生人事档案工作。

2.档案材料应装入由学生人事档案中心统一提供的山西医科大学档案袋中（此袋不密封），在档案袋正面右下角用黑色签字笔注明学生学号和姓名。

3.各学院（系、部）将收集的材料认真梳理，根据实际档案材料，本科生档案需在《本科生人事档案一览表》《人事档案接收登记表》的相应位置标记“√”确认；移交档案时按专业、班级、学号顺序整理。

4.《人事档案接收登记表》必须有本人、辅导员签名并加盖学院（系、部）公章。

5.《人事档案一览表》必须有辅导员签名并加盖学院（系、部）公章。

6.移交新生档案截止时间在新生入学当年12月底。

注：研究生新生人事档案接收前，须提前向学生人事档案中心提供《学院（系、部）校研名单》（辅导员签字确认并加盖学院（系、部）公章），核对无误后，取走校研学生人事档案，后续与其他学生人事档案一并移交。

附件一：山西医科大学     级新生人事档案接受登记表（本科生）

附件二：山西医科大学     级新生人事档案接受登记表（研究生）

附件三：山西医科大学     届本科生人事档案一览表

附件四：山西医科大学     届研究生人事档案一览表

                       学生人事档案中心

咨询电话：0351-3985073