各学院（系、部）：

为做好2024届毕业生档案归档工作，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

各毕业班的学生归档工作由辅导员负责，需安排一至两名班干部负责本班的学生档案整理工作。

二、归档工作

手写材料一律用黑色墨水笔或签字笔填写，注明组织盖章处须盖上组织公章，如高中档案、团档案、成绩单、毕业生登记表、实习鉴定等。

（一）本科生由院系收集应归入学生人事档案的材料有：

1. 入学时递交的:

（1）高中档案（如若丢失，须相关单位和相关人员出具丢失证明和知情书）

（2）高考档案（部分省份不提供此材料，部分省份只提供体格检查表（勿与高考考生信息表3（体格检查表）混淆），如若丢失，须相关单位和相关人员出具丢失证明和知情书）

（3）团档案（包括入团志愿书和入团申请书;入团志愿书如若丢失，须相关单位和相关人员出具丢失证明和知情书）

2. 在校期间的材料:

（1）高考考生信息表1（报名登记表）

（2）高考考生信息表2（含高考成绩）

（3）高考考生信息表3（体格检查表）

（4）山西医科大学入学注册登记表

（5）山西医科大学入学体检表

（6）年度鉴定表

（7）成绩单

（8）毕业生登记表

（9）实习材料

（10）入党材料

（11）奖励材料

（12）处分材料

（13）还贷款承诺书

（14）授予学位材料

（15）派遣证

（16）其他材料

注：①入学时递交的材料因各人情况不同而异，必须有公章才有效;

②在校期间（1）-（8）项材料每人均有，其余各项依专业及个人情况等每人不尽相同。

③只有正式党员才有入党材料，包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、本人政审情况、外调材料、推优表、积极分子培训登记表、党课培训登记表、积极分子考察表和预备期考察表、谈话记录卡，思想汇报等材料不归档。

3.完成时间要求：

6月底7月初（根据授予学位时间和学院归档情况而定）将收集齐全的毕业学生档案材料装入其本人的学生人事档案袋中，并补充完整《本科生人事档案一览表》（附件1），新生档案交接时未交一览表的学院根据档案袋中的材料重新填写一览表，档案材料应与一览表内容一一对应，确保不错不漏（注意正式党员材料需单独装入党员档案袋后再装入学生人事档案袋内，党员档案袋由院系自行解决），密封前再次确认所有正式党员的党员档案均已装入学生人事档案袋内无遗漏，整理完毕的学生人事档案袋封口、贴封条、盖院系公章，并将2024届毕业生档案转寄通知单纸质版粘贴至学生人事档案袋表面加盖学工部公章（2024届毕业生档案转寄通知单电子版由就业指导中心提供），再移交到学生人事档案中心。

4.档案转寄前准备工作：

完成毕业生人事档案转递前，与学生人事档案中心办理相关材料及档案的移交，包括：

（1）盖有院系公章的表格纸质版及电子版：《本科生人事档案一览表》（附件1）、《本科生毕业生人事档案转寄详细地址汇总表》（附件2）、《本科生正式党员名单》（附件3）、《本科生校研名单》（附件4）

（2）盖有院系公章的《本科生遗留学生人事档案名单》（包括北京缓派、延毕等）纸质版、电子版（附件5）

（二）研究生由院系收集应归入学生人事档案的材料有：

1. 在校期间的材料:

（1）研究生成绩单

（2）研究生鉴定表

（3）研究生毕业生登记表

（4）奖励材料

（5）处分材料

（6）还贷款承诺书

（7）研究生录取登记表

（8）授予学位材料

（9）入党材料

（10）其他材料

注：①在校期间（1）-（3）、（7）、（8）项材料每人均有，其余各项依专业及个人情况等每人不尽相同。

②只有正式党员才有入党材料，包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、本人政审情况、外调材料、推优表、积极分子培训登记表、党课培训登记表、积极分子考察表和预备期考察表、谈话记录卡，思想汇报等材料不归档。

2.完成时间要求：

6月底7月初（根据授予学位时间和学院归档情况而定）将收集齐全的毕业学生档案材料装入研究生学籍档案袋中（各院系自备），并自制《研究生人事档案一览表》（附件6），将此袋密封盖院系章，装入山西医科大学学生人事档案袋外袋，档案材料与一览表对应，确保不错不漏，密封前再次确认所有正式党员的党员档案（党员档案袋由院系自行解决）均已装入其本人学生人事档案袋外袋内无遗漏，整理完毕的学生人事档案袋外袋封口、贴封条、盖院系公章后移交到学生人事档案中心。转递前需将按专业、学号排序好的档案及《研究生毕业生人事档案转寄详细地址汇总表》（附件7），并将2024届毕业生档案转寄通知单纸质版粘贴至学生人事档案袋表面加盖学工部公章（2024届毕业生档案转寄通知单电子版由就业指导中心提供），再移交到学生人事档案中心。

3.档案转寄前准备工作

完成毕业生人事档案转递前，与学生人事档案中心办理相关材料及档案的移交，包括：

（1）盖有院系公章的表格纸质版及电子版：《研究生人事档案一览表》（附件6）、《研究生毕业生人事档案转寄详细地址汇总表》（附件7）、《研究生正式党员名单》（附件8）、《研究生校研名单》（附件9）

（2）盖有院系公章的《研究生遗留学生人事档案名单》（包括北京缓派、延毕等）纸质版、电子版（附件10）

三、查询工作

学生档案经学校寄出后，各班档案负责人拍下每位同学的邮寄单号，学生可根据自己的邮寄单号查询邮件状态。如有问题请致电学生人事档案中心。

毕业生档案转递工作责任重大，时间紧迫，请各学院务必在毕业生离校之前准确无误地完成档案的整理、移交、转递工作。

（以上表格均可在学生工作部网站中学生档案栏目中下载）

联系电话：0351-3985073

办公地点：师生服务中心

附件1：本科生人事档案一览表

附件2：本科生毕业生人事档案转寄详细地址汇总表

附件3：本科生正式党员名单

附件4：本科生校研名单

附件5：本科生遗留学生人事档案名单

附件6：研究生人事档案一览表

附件7：研究生毕业生人事档案转寄详细地址汇总表

附件8：研究生正式党员名单

附件9：研究生校研名单

附件10：研究生遗留学生人事档案名单

附件11：关于2024届毕业生档案的补充通知