为做好2023届毕业生档案归档工作，应广大师生要求，现将有关事项通知如下：

一、准备工作

各毕业班的学生归档工作由辅导员负责，需安排一名班干部负责本班的学生档案整理工作。

二、归档工作

手写材料一律用黑色墨水笔或签字笔填写，注明组织盖章处须盖上组织公章，如成绩单、毕业生登记表、实习鉴定等。

² 本科生由院系收集应归入学生人事档案的材料有

(1)成绩单

(2)毕业生登记表

(3)实习材料

(4)入党材料（仅正式党员有）

(5)奖励材料

(6)处分材料

(7)还贷款承诺书

(8)授予学位材料

   6月底7月初（根据授予学位时间和学院归档情况而定）将收集齐全的毕业学生档案材料逐人装入其本人的学生人事档案袋中，并补充完整《学生人事档案一览表》，新生档案交接时未交一览表的学院根据档案袋中的材料重新填写一览表，档案材料应与一览表内容一一对应，确保不错不漏（注意党员档案需单独装入党员档案袋后再装入学生人事档案袋内），密封前再次确认所有正式党员的党员档案均已装入学生人事档案袋内无遗漏，整理完毕的学生人事档案袋封口、贴封条、盖院系公章后移交到学生人事档案中心（移交时附移交清单）。转递前需将按专业、学号排序好的档案及档案转寄详细信息准备完毕后进行转递。

完成毕业生人事档案转递后，与学生人事档案中心办理相关材料及档案的移交

1、盖有院系章的最终版表格纸质版及电子版：包括毕业生人事档案转寄详细信息、《学生人事档案一览表》、《正式党员名单》、《校研名单》

2、遗留学生人事档案（包括校研、延毕、入伍等）及盖有院系章的档案移交清单纸质版、电子版

² 研究生由院系收集应归入学生人事档案的材料有

(1)成绩单

(2)研究生鉴定表

(3)研究生毕业生登记表

(4)入党材料（仅正式党员有）

(5)奖励材料

(6)处分材料

(7)还贷款承诺书

(8)研究生录取登记表

(9)授予学位材料

将收集齐全的毕业学生档案材料逐人装入研究生学籍档案袋中（各院系自备），并勾选《学生人事档案一览表》，将此袋密封盖院系章，装入山西医科大学学生人事档案袋外袋，档案材料与一览表对应，确保不错不漏，密封前再次确认所有正式党员的党员档案均已装入其本人学生人事档案袋外袋内无遗漏，整理完毕的学生人事档案袋外袋封口、贴封条、盖院系公章。转递前需将按专业、学号排序好的档案及档案转寄详细信息准备完毕后进行转递。

完成毕业生人事档案转递后，与学生人事档案中心办理相关材料及档案的移交

1、盖有院系章的最终版表格纸质版及电子版：包括毕业生人事档案转寄详细信息、《学生人事档案一览表》、《正式党员名单》、《校研名单》（现成导出的表）

2、遗留学生人事档案（包括校研、延毕等）及盖有院系章的档案移交清单纸质版、电子版

三、查询工作

学生档案经学校寄出后，各班档案负责人拍下每位同学的邮寄单号，学生可根据自己的邮寄单号查询邮件状态。如有问题请致电学生人事档案中心。

毕业生档案转递工作责任重大，时间紧迫，请各学院务必在毕业生离校之前准确无误地完成档案的整理、移交、转递工作。

附表：1学生人事档案一览表（本科生）

2学生人事档案一览表（研究生）

3正式党员名单

4档案转寄详细信息表

5遗留学生人事档案移交清单

（以上表格均可在学生工作部网站中学生档案栏目中下载）

联系电话：0351-3985073

办公地点：师生服务中心