山西医科大学档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强我校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《山西省档案管理条例》《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。学校应当加强档案工作，履行档案工作主体责任，把档案工作发展纳入学校整体发展规划，将档案工作经费列入学校预算，确保档案工作与学校发展相适应。

第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

第五条 学校档案工作的上级主管单位为省教育厅，接受省档案局的业务指导、监督和检查。

第二章 档案机构及其职责

第六条 学校建立以档案工作委员会为领导、档案部门为核心，各部门兼职档案人员为基础的档案工作体系。档案工作委员会主任委员由校长担任，副主任委员由分管档案工作的校领导担任，学校各部门主要负责人为学校档案工作委员会委员。工作委员会下设办公室，办公室主任由档案馆馆长担任。

第七条 档案馆馆长、副馆长应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第八条 档案工作委员会主要职责

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，研究制定学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，将档案工作发展经费列入学校预算，确保档案工作发展与学校信息化建设水平相适应，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）组织、指导、督促各组成单位共同推动档案工作，协调解决档案工作中的重大问题；

（四）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（五）领导数字档案馆（室）建设工作，将电子文件归档与数字档案馆（室）建设纳入学校信息化建设规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（六）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第九条 工作委员会办公室主要职责

（一）在档案工作委员会的领导下，负责处理工作委员会的日常事务工作；

（二）根据工作委员会的工作部署，组织开展我校档案工作，起草档案重大文件、编制档案工作规划，协调督促有关方面落实工作委员会关于我校档案工作的部署和要求，落实档案工作领导、检查、考核等有关工作；

（三）组织实施数字档案馆（室）建设。将数字档案馆（室）建设与管理工作纳入岗位职责和考核机制，明确相关人员岗位职责和年度考核机制；

（四）完成档案工作委员会交办的其他工作。

第十条 档案工作相关部门须明确各自职责，压实工作责任制，形成联合工作机制，建立档案管理机构网络，形成档案馆、网络中心、电子文件形成部门和保密部门协同推进、联动配合、共同参与的工作机制。

第十一条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第十二条 学校应当为档案馆配备专职档案工作人员，列入学校事业编制。其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

第十三条 档案工作人员（含兼职档案员）应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，应当定期接受档案业务培训。

第十四条 档案馆的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十五条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案的管理

第十六条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

（一）实行档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，要进行相关的责任追究和处罚措施。

（二）严格执行“三纳入”制度，即档案工作纳入领导工作议事日程，纳入规章制度及工作流程，纳入部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。

（三）严格执行“四参加”制度，即档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

（四）严格执行“四同步”制度，即下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

第十七条 学校各部门单位应当对纸质文件材料和电子文件材料同步归档。文件材料的分类方案与归档范围是：

（一）文书：包括党群类、行政类、外事类。党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；党群管理的文件材料。行政类主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。外事类主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（二）教学：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

（三）科技：包括科学研究类、基本建设类及仪器设备类、产品生产类。科学研究类按《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）执行。基本建设类按照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行。仪器设备类主要包括各种国产国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。产品生产类主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（四）出版：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（五）会计：主要是指学校各项公务活动的财务计划、经费预算、经济合同，以及会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算等资料，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局第79号令）执行。

（六）照片：反映学校重要会议、活动等且具有凭证、查考和保存价值的照片记录，按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）执行。

（七）录音：反映学校重要会议、活动等且具有凭证、查考和保存价值的录音记录，按照《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）执行。

（八）录像：反映学校重要会议、活动等且具有凭证、查考和保存价值的录像记录，按照《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）执行。

（九）实物：学校在公务活动中形成和使用过的印章，以及学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册及学校在公务活动中获赠的纪念品等。

（十）业务数据：主要包括学校在各种日常公务活动工作中产生的，并且具有凭证、查考和保存价值的数据信息和记录等。

（十一）公务电子邮件：主要包括学校在公务活动中产生的并经由电子邮件系统传输的，具有凭证、查考和保存价值的公务电子邮件。

（十二）网页信息：主要包括反映学校网站整体面貌的网站首页及栏目首页,反映学校职能和网站功能的信息发布类页面、解读回应类页面、办事服务类页面、互动交流类页面,以及其他具有保存价值的页面。

（十三）社交媒体：主要包括发布于学校各种社交媒体平台上的原创类和整编类的、与学校管理活动相关的或具有归档保存价值的各种形式的信息内容，以及在社交媒体平台上产生的有归档价值的留言、回复。

第十八条 高等学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作文件目录或卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十九条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）等有关规范和标准的要求。

归档的电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规，符合《电子文件管理办法》《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)等有关规范和标准的要求。

第二十条 文件材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年六月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（四）各部门院系应当定期向档案馆移交电子档案。电子档案移交接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。不具备在线移交条件的，应当通过符合安全管理要求的存储介质向档案馆移交电子档案。

第二十一条 档案馆应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第二十二条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。档案工作委员会应当定期对保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，其销毁工作应当遵守国家有关规定。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

档案馆应当对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性。异地备份选址应当满足安全保密等要求。

档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。

第二十四条 学校档案由档案馆保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第二十六条 学校中个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式文件材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

档案馆对于与学校有关的各种史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十七条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

对可能发生的突发事件和自然灾害，应当制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应当制定应急预案。

第二十八条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十九条 档案馆应当按照国家有关规定，分期分批向社会开放档案，并同时公布开放档案的目录。档案馆应当建立馆藏档案开放审核协同机制，会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核。

未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经由档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重要问题或者国家机密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十二条 档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件，载有档案馆签章标识的，具有与档案原件同等的效力。

第三十三条 档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。

档案馆应当明确档案利用的条件、范围、程序等，在档案利用接待场所和官方网站公布相关信息，创新档案利用服务形式，推进档案查询利用服务线上线下融合。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十五条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者书面同意。

第三十六条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十七条 档案馆应当采用多种形式开发利用馆藏档案，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作。条件成熟时，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 档案信息化建设

第三十八条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和学校各部门应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第三十九条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十条 学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四十一条 档案馆应当加强电子档案管理系统建设，积极推进办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理，同时采取措施保障档案信息安全。（具体内容及实施方案详见附件二《山西医科大学数字档案馆（室）管理办法》）

第四十二条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

第六章 监督指导

第四十三条 档案馆应当根据国家有关规定，对下列档案进行重点监督指导：

各业务部门形成的具有永久保存价值的档案；

重要会议、重点领域、重要项目以及举办重大活动和应对突发事件过程中形成的档案；

各业务部门变动或者撤销、合并等情形的档案。

第四十四条 档案馆应当在符合安全保密要求的前提下，定期检查有关库房、设施、设备，查阅有关资料，对电子文件归档管理、保密管理等工作进行监督，并记录有关情况，相关部门和个人应当配合。

第四十五条 档案馆和其他部门发现存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。

第四十六条 档案馆及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督指导工作，做到科学、公正、严格、高效，不得利用职权牟取私利，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、学校秘密或者个人隐私。

第七章 奖励与处罚

第四十七条 学校应当对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十八条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按照规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第四十九条 学校附属单位的档案管理，由各附属单位根据实际情况另行确定。

    第五十条 本办法由档案馆负责解释，自印发之日起施行。《山西医科大学实施〈高等学校档案管理办法〉细则》（山医大校字〔2012〕115号）同时废止。