山西医科大学数字档案馆（室）管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校数字档案馆（室）建设与管理，促进电子文件普遍应用，发挥电子档案资源价值，保存学校历史记录，提高学校数字化发展水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《山西省档案管理条例》《电子文件归档与电子档案管理规范》《数字档案馆建设指南》《数字档案馆（室）建设指南》及有关制度规范，结合学校实际，制定本办法。

第二条 数字档案馆（室）是指学校档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

电子文件是指学校在履行职责或者处理业务活动中，通过计算机等电子设备形成、传输、办理和存储的信息记录。

电子档案指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第三条 电子文件与电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用。电子文件与电子档案具有凭证、资产和查考价值，与传统载体文件具有同等效力。

第四条 数字档案馆（室）管理工作坚持党的领导，遵循全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

第二章 电子文件的形成与归档

第五条 形成质量

（一）各部门形成的归档文件内容必须真实、完整、准确。各部门专兼职档案员在整理过程中应逐卷（件）检查，做到不漏项、不缺页；

（二）归档的纸质文件应是原件，并同时扫描形成数字复制件；归档的电子文件应具有凭证性；

（三）归档的电子文件应按照《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）和学校数字档案馆（室）应用系统接收电子档案的要求，对电子档案的元数据、存储格式和组件方式进行规范化整理。

第六条 归档范围

（一）各部门应当按照《山西医科大学档案分类方案、文件归档范围和档案保管期限表》收集归档文件，并进行分类、整理；

（二）归档电子文件的元数据应与电子文件一并归档，元数据归档范围见《山西医科大学电子档案元数据方案》。

第七条 归档时间

电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案馆提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年六月。

第八条 归档程序

（一）业务部门兼职档案员依据《归档文件整理规则》（DA/T 22），清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等；

（二）业务部门对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，包括：

1.电子档案的内容、背景及结构与形成时的原始状态相一致，电子文件及其元数据能一一对应；

2.电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输移交；电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用；

3.电子文件及其元数据数量准确且齐全、完整，格式符合要求；

4.加密电子文件已解密，电子文件可被检索、呈现。

（三）档案员将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入预归档库，系统自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件，填写电子文件归档登记表；

（四）依据清点、鉴定结果，按归档年度填写电子文件归档登记表，完成电子文件的归档。

第三章 电子档案的接收与保管

第九条 档案接收

档案员在档案系统中确认档案目录信息、归档电子文件数量、元数据和实体对象的规范性、完整性和可用性；

检查合格的归档文件，在档案系统中进行归档操作，完成档案接收任务；

检查不合格的归档文件，返回OA系统和本科生成绩管理系统进行重新整理，并根据需要予以指导。

第十条 档案保管

档案员负责保存管理各类档案，统一采用档案管理系统进行管理；

档案管理系统的机房设施由档案馆负责其建设、运行、维护等各项工作，机房环境、设施、服务器和存储设施的配置及其安全保障等应符合档案机房建设的统一规定和要求；

电子档案的长期保存由档案员采用相关设备与系统进行统一管理和维护，档案员应定期对电子档案进行例行检查和安全保护工作，电子档案需要进行保管期间的“四性检测”、可读性检查等。

第四章 电子档案的鉴定与处置

第十一条 档案馆应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置工作。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，档案馆同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，并将鉴定与处置的过程信息记录在档案管理系统中。对于重要档案的鉴定与处置工作，必要时可邀请相关领域专家参与。

鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限；对确无保存价值的档案予以销毁。

第十二条 任何部门或个人未经允许不得销毁档案，经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案馆编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间等内容，报请审核批准；

（二）学校档案工作委员会分管档案工作的领导、档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案馆经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）档案馆组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派人监销。监销人在销毁前，应当按照销毁清册所列内容进行清点核对；档案销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章。销毁清册永久保存。

第十三条 档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第五章 电子档案的利用与统计

第十四条 档案利用

（一）基本要求：

1.电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定；

2.学校档案员根据工作岗位、职责等要求在数字档案馆（室）系统中为利用者设置相应的电子档案利用权限；

3.利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案，未经允许不得拍照、录相、摘录、翻印、复印档案资料；

4.电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案馆的监控范围内；

5.查阅利用档案时要维护档案原貌，不得涂改、拆卷、损毁档案。对违规者，本馆有权给予劝告、责令赔偿，直至追究法律责任；

6.任何人不得窃取、出卖和非法利用档案，违者将追究法律责任。

（二）校内人员利用权限

业务部门根据各自权限，可登录数字档案馆系统查询数字档案。在查阅档案时，需提交档案利用申请，经档案管理人员审核，分管领导审批后，方可查询利用所需的电子档案。

（三）校外人员利用档案

外来人员查询档案，由档案馆（室）利用服务部工作人员进行登记并提供代查服务。

第十五条 档案统计

学校档案员应建立档案统计台账，做好各类档案的统计工作。档案统计工作应尽可能使用档案管理系统的功能进行，应按照年度、类型等对电子档案的数量、存储年限等进行分类统计，以表格等直观方式进行展示。

第六章 电子档案的移交

第十六条 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。

第十七条 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。

第十八条 电子档案移交的基本要求：

（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；

（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；

（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；

（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

第十九条 电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。

第二十条 电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。

第二十一条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求：

（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；

（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；

（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；

（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签。

第二十二条 在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。

第二十三条 档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。

第二十四条 待国家综合档案馆检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第七章 电子档案安全管理与备份

第二十五条 档案管理

档案管理系统的安全、可靠、正常运转由档案馆负责，应通过制定机房及其设备管理制度和安全操作规程来保障系统及档案的安全，应不断完善档案管理系统的功能和更新换代软硬件基础设施来保障电子档案的持续可读性和安全可靠性。

第二十六条 档案备份

（一）在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理；

（二）电子档案应采用在线、近线、离线与异地备份相结合的方式，降低电子存储的风险，保障电子档案的安全。备份存储介质为在线私有云、近线磁盘阵列、离线移动硬盘及光盘，以上设备统一保存在档案馆机房、库房防磁柜中，未经允许不得随意拷贝和外借；

（三）数据备份和数据存储用的磁介质要严格管理、妥善保存并在备份时进行登记。

第八章 电子档案的保密

第二十七条 档案馆是保存和利用学校档案的专门机构，也是学校的保密要害部位，档案馆人员、特别是涉密人员要高度重视档案的安全、保密工作，严格遵守国家的安全保密法律法规和学校的相关制度。

第二十八条 所有涉密档案从接收、立卷、编排目录、日常管理到利用均应严格遵循涉密档案管理办法，由专门的涉密计算机存储，并标明密级，由专人管理。按照相关涉密计算机管理办法的要求，确保涉密计算机的安全有效。

第二十九条 非档案馆涉密人员出入保密库房，须经档案馆领导许可并严格履行出入登记手续。

第三十条 按照档案消防安全管理制度的要求，严禁在馆内使用明火，严禁携带易燃、易爆物品进馆，确保馆内消防安全。

第三十一条 建立档案馆值班制度，值班人员应履行安全巡查职责，在下班前必须切断所有电器电源、电闸，锁好门窗，防止损害档案安全的事故发生。

第三十二条 学校档案馆工作人员都要严格贯彻执行保密有关规定，定期接受保密教育，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案信息安全。

第九章 传统载体档案的数字化管理

第三十三条 传统载体档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足学校师生员工乃至社会对档案利用的需求。档案馆应根据传统载体档案的珍贵程度、开放程度、利用率、数字化资金等因素，统筹规划、科学开展档案数字化工作。

第三十四条 传统载体档案数字化包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。在符合国家法律法规和学校相关规章制度，以及国家关于档案开放规定的前提下，属于永久或30年保存的、利用价值和利用率高的学校档案，以及珍贵档案可列入数字化加工的范围。

第三十五条 在进行传统档案数字化加工过程中，要切实保证传统档案原件的安全性和保密性，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象，加强传统档案数字化各环节的安全保密管理机制。档案数字化服务外包时，传统档案数字化前必须与数字化公司签订保密协议，确保传统载体档案和数字化档案信息的安全。

第三十六条 数字化工作应当在专门档案数字化工作场所内进行，场所应空间充足、布局合理，配备完备的消防系统和门禁、防盗、监控等安全系统。

第十章 数字档案馆（室）人员配备和经费保障

第三十七条 人员配备

（一）档案馆主要职责：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

2.拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

3.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

4.编制检索工具，编研、出版档案史料，条件成熟时开展档案文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用；

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆（室），建设电子档案管理信息系统，提出办公自动化系统、业务系统归档功能要求，积极推进对电子档案的全过程管理；

6.按照国家有关规定开展传统载体档案数字化工作，保证档案数字化成果的质量和安全；

7.开展档案的开放和利用工作；

8.开展学校档案工作人员的业务培训，指导学校相关材料与电子文件的形成、积累、整理和归档；

9.利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；条件成熟时可以申请爱国主义教育基地。

（二）网络中心主要职责

1.加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，保障各业务系统与电子档案管理信息系统的相互衔接，协助推进对电子档案的全过程管理；

2.协助档案馆搭建档案信息化工作网络，配备满足数字档案档案资源管理需要的网络基础设施、服务器、在线存储设备与备份系统，为不同网络环境中档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障，并符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定；

3.协助档案馆参照信息系统安全保护有关要求为数字档案馆（室）应用系统建立安全保障体系，与档案馆联合实施数字档案馆（室）应用系统三员管理；

4.协助档案馆开展数字档案资源的备份与长期保存工作；

5.参加档案信息化建设重要工作会议和培训，做好部门协助、协同工作。

（三）文件形成部门主要职责

1.按照有关规定形成相关材料，根据档案馆要求实施归档；

2.开展本部门业务系统建设，加强归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，协助推进对电子档案的全过程管理；

3.负责电子文件及其元数据的收集、整理与归档工作，采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合国家规定相关条件；

4.协助档案馆开展传统载体档案数字化工作；

5.参加档案信息化建设重要工作会议和培训，做好部门协助、协同工作。

（四）保密部门主要职责

1.依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定，监督办理涉密档案的管理和利用；

2.依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定，办理涉密档案的密级变更和解密。

第三十八条 经费保障

档案馆应及时向学校领导和有关部门反馈数字档案馆（室）建设重要性、必要性及相关问题，争取政策倾斜和经费投入，大力保障基础设施、应用系统建设和维护能力。

争取投入必要经费和人力进行系统研发，开展存量档案数字化工作，优先数字化利用率高、涉及师生切身利益的档案门类。有计划有重点地推进电子文件归档工作进程，不断扩大增量电子化的广度和深度。

第三十九条 档案馆应当定期培训馆内相关人员，鼓励更新知识结构，提升管理水平、业务能力及技能素养。注重在实际使用过程中锻炼人才，积极跟进国内外数字档案馆（室）建设新动态。争取条件引进专业化人才，为数字档案馆（室）建设提供人才保障。

第四十条 档案馆人才配备的专业性要求为档案专业或计算机、电信、自动化等相关专业毕业，对计算机信息技术有一定了解，有过应用系统建设或管理维护的经验。在人才引进过程中，要严把人才入口关，招聘具备专业技能的人才，满足数字档案馆（室）建设的现实需要。

第四十一条 档案馆应当加大提高学校各部门对数字档案馆（室）建设工作重要性的认识，积极参与、配合数字档案馆（室）建设工作。建立档案馆与其他各部门协作机制，弥补档案馆人才储备的局限性。

第十一章 数字档案馆（室）应用系统运维和安全管理

第四十二条 机构职责

（一）建立数字档案馆（室）系统运维体系：包括专家中心、数字档案馆（室）系统技术支持中心（以下简称“技术支持中心”）和数字档案馆（室）使用者；

（二）专家中心由内外部档案业务专家、信息化专家及软硬件提供商共同组成，协助指导各类复杂问题。数字档案馆（室）系统技术支持中心由数字档案管理系统运行维护供应商牵头组建，负责起草运行维护计划，制定运行维护方案，实施系统升级，对学校档案馆及各部门提供技术支持和现场服务。

第四十三条 系统运维

（一）数字档案馆（室）系统使用者包括档案馆工作人员及各部门相关人员，负责将系统使用过程中发现的问题反馈给运维的技术人员。系统运维体系要实现问题提交、处理、反馈高速流转，确保信息系统正常运行，数据信息准确无误；

（二）建立数字档案馆（室）系统使用及维护微信工作群，便于问题反馈与联系沟通。学校档案馆工作人员或各部门、在系统使用过程中若发现问题，可通过工作群及时联系数字档案馆（室）系统技术支持中心运维人员进行维护和处理；运维人员处理完毕之后及时在群里反馈结果，并自行做好问题记录、文档整理及共享工作。

第四十四条 安全运行

对服务器进行定期安全审查，包括服务器系统运行状态的监控以及各应用系统使用资源情况的统计，合理地分配系统资源；操作系统补丁更新、漏洞修复；病毒和木马的查杀清除工作；

（二）建立电子设备运行档案，对所发生的故障、处理过程和结果等要做好详细地记录，关键设备应冗余配备，并进行定期的检测和维护，确保冗余设备正常可用；

（三）云主机和存储服务器安装和使用网络版防毒软件，未经许可，不许随意禁用和卸载，并设置好定期升级和杀毒的安全策略；

（四）新功能正式上线前，应在测试平台经过充分测试通过后方可进行上线更新部署，且做好具体实施方案、提前备份业务数据；

（五）根据备份工作规定，按事先制定的备份方案进行定期离线备份数据并进行数据检测。

第十二章 数字档案馆（室）管理工作奖励和责任追究

第四十五条 为了强化对数字档案室的管理，激励先进，鞭策后进，确保数字档案室可持续发展，特制定本制度。数字档案馆（室）管理工作奖励和责任追究应当公正公平、合法规范，并具有一定的灵活性和可调整性以适应数字档案馆（室）档案工作的不断发展和变化。

第四十六条 有下列行为之一的，依据学校有关规定，给予相应奖励，并将奖励记录备案保存：

（一）在数字档案馆（室）管理体制机制建设工作中成绩突出的；

（二）在数字档案馆（室）基础设施建设和维护工作中成绩突出的；

（三）核心参与数字档案馆（室）应用系统建设，成绩突出的；

（四）在档案收集、整理、录入、数字化、提供利用服务等工作中做出显著成绩的；

（五）在档案保护和信息化管理工作中做出显著成绩的。

第四十七条 有下列行为之一的，依据学校有关规定，视情节轻重，给予相应处罚，并将处罚记录备案保存：

（一）损坏、丢失档案的；涂改、伪造档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）擅自出卖或转让档案的；不按规定移交档案的；

（四）明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（五）档案人员玩忽职守，造成档案损失的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十三章 数字档案馆（室）突发事件应急预案

第四十八条 适用范围

本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括：水灾、地震等。突发性事故包括：火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案管理系统故障等。上述灾害若对档案馆的档案、设施、设备、人员造成威胁，出现险情，应及时组织力量进行抢救。

第四十九条 工作原则

（一）预防为主。把预防灾害作为档案库房安全管理工作的重要任务，强化日常安全管理，完善灾害紧急处理工作措施，提高应对处置能力；

（二）档案优先。当灾害发生时，面临其他物质财产（人员除外）和档案同时需要抢救时，应把保障档案安全作为首要任务，在第一时间采取有效措施，最大限度减少灾害对档案的危害；

（三）应急联动。坚持统一指挥、各负其责、自救为主、科室联动的原则，组织好应对突发性灾害给档案安全造成侵害的处置工作，并及时向上级主管部门报告，切实做到有效预防、及时控制和消除危害。

第五十条 组织机构与职责

（一）应急组织机构

成立档案应急工作小组，由档案馆馆长担任主任，档案馆各部门成员及其他工作人员组成。

（二）职责

应急组织机构统一协调相关工作，形成有效的指挥体系，组织各有关部门按应急预案开展工作，力争把损失降到最低；并根据实际情况，对预案提出调整、修订和补充意见，确保应急工作有序有效地开展。档案馆负责应急预案的实施并及时逐级上报进展情况。

档案馆各科室及物业管理人员做好配合工作，全体人员有责任和义务参加档案应急工作，服从指挥机构的安排，完成临时交办的救急任务。

第五十一条 抢救方法及程序

（一）一般性灾害操作步骤

发现档案库房有被烧异味或墙面漏水现象，应立即查找险源并向档案应急工作小组报告。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后应及时上报发现险情及排除情况，查明原因，堵塞漏洞。

发生虫害、鼠害时，档案管理员应立即采取措施，对档案进行消毒、杀虫灭鼠处理，并及时对受损档案进行修复。

（二）较大灾害操作步骤

1.较大火情

发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向档案应急工作小组汇报。

利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明火灾地点。

在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至其他楼层安全区域；火情严重时，转移至室外安全区域。

及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。

2.较大水情

发现严重渗水漏水现象，应向档案应急工作小组汇报，同时迅速切断水源并利用工具、设备排水。

档案应急工作小组根据档案库房内进水情况，确定档案是否需要立即转移。对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救，对受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进行一步恶化。

迅速组织人员查找原因，联系专人抢修和维护，堵塞漏洞。

3.档案被盗、泄密

档案管理员应立即保护案发现场，并向领导小组报告。

向公安机关报案，积极提供破案线索。

档案管理员提供准确的失窃、泄密档案种类和数量等情况。

查明原因，追究责任并总结改进。

4.档案管理系统崩溃

通知档案馆电子文档部及档案馆IT运维外包公司技术人员，最大限度抢救档案数据。

联系档案管理系统运维单位维修更新，进行系统恢复，数据导入或修复。

查明原因，及时总结改进。

5.重大灾害操作步骤

发生危害档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如地震等重大情况时，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理的情况时，应及时通知有关部门进行抢险工作。

第五十二条 保障措施

（一）值班人员发现灾情，应迅速拨打电话通知档案应急工作小组主任、副主任及其他责任人，并依据灾情情况，实施抢救操作步骤；

（二）在不危害人身安全的前提下，组织救灾，在各人员接到求助电话到达指定地点后安排其开展抢险救灾工作；

（三）在公安、消防、供电及其他抢险人员到达后，及时指明发生灾情位置；

（四）抢险救灾结束后，报告灾情情况，总结经验、吸取教训、持续改进；

（五）加强安全教育，增强防灾减灾意识；

（六）健全与公安、消防等专业队伍的联动机制，当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助工作，最大限度减少损失；

（七）完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给，消防器材要定期更换并保证消防通道畅通；

（八）档案库房严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品；

（九）档案库房实行严格管理，非档案管理人员未经允许不得出入库房；

（十）档案管理员对进出库房的档案要逐份清点，加强对档案利用的监控，利用完毕应及时检查并归回原位；

（十一）选择安全可靠的档案管理系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对于重要数据要实行实时备份。

第五十三条 预案演练与培训

（一）预案演练：定期组织数字档案馆（室）应急预案的演练，模拟真实场景，检验预案的可行性和可靠性。

（二）人员培训：对数字档案馆（室）工作人员进行应急教育和培训，增强应对突发事件的意识和技能。

任何单位和个人对突发事件不得隐瞒、缓报、谎报或者授意他人隐瞒、缓报、慌报，有违反者或在档案应急处理工作中出现失职、渎职行为的，档案馆向档案工作委员会汇报情况，将根据事件的严重程度给予相应处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十四章 附 则

第五十四条 本办法由档案馆负责制定、修订及解释。

    第五十五条 本办法自印发之日起施行。