山西医科大学电子文件管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校电子文件规范管理，促进电子文件普遍应用，发挥电子文件数据资源价值，保存学校历史记录，提高学校数字化发展水平，根据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）《山西省档案管理条例》及有关制度规范，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件，是指学校在履行职责或者处理业务活动中，通过计算机等电子设备形成、传输、办理和存储的信息记录。

第三条 电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用。

电子文件具有凭证、资产和查考价值，与传统载体文件具有同等效力。

第四条 电子文件管理工作应当坚持党的领导，遵循全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

第二章 管理机构及职责

第五条 学校档案工作委员会负责全校电子文件管理工作的统筹协调、整体推进和督促落实，组织开展学校电子文件管理规章制度和重要规划审定、国家标准贯彻落实、应用推进、人才培养等工作，学校各业务部门、档案馆、网络中心等部门按照职责分工推进相关工作。

第六条 学校档案工作委员会日常工作由档案馆牵头落实，办公室设在档案馆，承担日常工作。

第七条 学校各立档部门应当结合本部门信息化工作实际，统筹建立本部门电子文件管理协调机制，明确责任科室负责本部门电子文件管理工作，相关职责参照学校档案工作委员会及其办公室职责确定。

第八条 学校各业务部门、档案馆、网络中心等部门，按照职责分工，依法依规履行电子文件管理相关工作的保障、管理和监督等职责。

第九条 学校各立档部门应当明确责任科室和人员负责本部门电子文件管理工作，建立健全工作机制和管理制度，落实保障措施，实现电子文件规范管理。

第三章 全过程管理

第十条 电子文件的形成、传输交换、使用办理、存储、利用、归档、处置等全过程管理，应当符合有关法律法规以及国家标准的要求，确保电子文件始终处于受控状态，确保电子文件来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用。

第十一条 电子文件的形成应当符合下列要求：

（一）形成主体合法合规、明确；

（二）由形成主体在履行职责或者处理业务活动中，经过符合有关制度规范要求的程序、基于安全可控的信息系统产生；

（三）具有规范的内容、结构和背景信息，存储和交换格式符合相关国家标准；

（四）采用密码等有效技术手段和管理措施保障电子文件的真实性和完整性。

第十二条 电子文件的传输和交换应当符合下列要求：

（一）可靠地记录电子文件的发送人、接收人以及发送、接收时间；

（二）可靠地保证电子文件在传输交换过程中保持完整、未被更改。

第十三条 电子文件的使用和办理应当符合下列要求：

（一）基于安全可控的信息系统，遵照明确的业务规定和作业规范，可靠地记录使用过程和管理过程；

（二）可靠地保证使用人身份不可伪造、行为不可抵赖；

（三）能够对电子文件的真实性、完整性等进行检测鉴证。

第十四条 电子文件的存储管理应当遵循分类分级原则，并符合下列要求：

（一）可靠地保证自形成时起，保持真实、完整、未能篡改；

（二）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用，可以根据需要独立于业务信息系统进行保存；

（三）建立电子文件数据资源目录，明确授权访问机制。

第十五条 各立档部门应当积极促进电子文件高效共享和有序开发利用，并符合有关法律法规要求。

电子文件的信息公开应当按照有关规定执行。

第十六条 各立档部门应当明确电子文件归档范围和保管期限，将对学校具有保存价值的电子文件及时归档，形成的电子档案按照档案管理有关规定进行保管和处置。属于学校档案馆接收范围的，应当按照规定时限和要求移交。未纳入归档范围的电子文件按照有关规定进行处置。

第十七条 电子文件管理的全过程应当符合网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等有关法律法规和标准要求。

第四章 支撑保障

第十八条 学校档案工作委员会统筹协调有关部门推动相关业务领域制度规范制定工作，实现与电子文件相关制度规范制定工作。

第十九条 学校档案工作委员会统筹推进电子文件管理相关标准贯彻落实工作。

第二十条 学校档案工作委员会推动电子文件签名签章、检测鉴证、数据交换等基础支撑和服务能力的统筹规划和集约发展，促进电子文件跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务互通互联。

第二十一条 学校档案工作委员会促进电子文件管理的理论研究、技术开发以及安全可靠软硬件产品的应用。

第二十二条 学校档案工作委员会统筹协调有关部门加强电子文件管理教育和培训工作。各立档部门应当推动电子文件管理工作队伍建设，提高工作人员业务素质。

第二十三条 各立档部门应当将本部门电子文件管理工作纳入信息化发展规划，在信息化工作中统筹推进电子文件管理工作。

第二十四条 各立档部门应当推进各业务范围电子文件管理工作，依托电子文件逐步实现相关业务全程电子化单轨运行。支持和优先推进办公自动化系统电子公文、行政审批、财务管理、科研管理、教务管理等领域的电子文件管理工作。

第二十五条 各立档部门应当同步实施电子文件管理与业务信息化建设同步规划，推动相关业务办理中优先使用电子文件。

各立档部门应当将电子文件应用成效作为信息化绩效评价的重要指标。

第五章 监督指导

第二十六条 学校档案工作委员会按照有关规定对下列工作进行督促指导：

（一）电子文件管理制度机制、保障措施等落实情况；

（二）电子文件管理与业务信息化建设同步规划、同步实施、同步应用要求的落实情况；

（三）电子文件相关系统、设施配置使用等落实情况；

（四）电子文件管理相关标准的实施情况。

第二十七条 档案馆、保密部门等部门会同电子文件形成部门，对电子文件归档管理、保密管理等工作进行监督检查。

第二十八条 学校档案工作委员会对在电子文件管理工作中取得突出成绩的部门或个人，按照有关规定给予表彰、奖励。

第二十九条 有下列情形之一，应当依规依法追究责任，涉嫌违法犯罪的，按照有关法律规定处理：

（一）不按照规定提供、接收、采集、归档、提交电子文件的；

（二）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；

（三）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；

（四）其他因故意或重大过失造成电子文件失控、失存、失用的。

第六章 附 则

第三十条 本办法由档案馆负责解释.

    第三十一条 本办法自印发之日起施行。