为加强我校档案材料的收集、归档工作，使归档档案完整、准确、系统，逐步实现档案工作规范化、标准化和科学化管理，有效地为我校各项工作及社会服务，特制定本办法

一、坚持部门收集、整理档案材料制度。学校各部门重大活动举办完毕后由此项工作主管人员收集，会同部门兼职档案员按“件”或“卷”分别整理后移交档案馆验收调整、装盒、编号、统一保管。

二、上级机关针对我校或与我校有密切关系的文件应和本校相应档案一起分类归档。

三、档案材料在收集时注意保持其历史的联系性、保证成套、系统、齐全、完整，能准确反映本校活动的起初情况和历史过程。

四、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的档案材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

五、各部门兼职档案员都要建立健全平时归档制度，了解本部门的工作业务，掌握本部门档案材料的归档范围，根据“山西医科大学档案管理实施细则”（以下称“细则”），收集整理本部门的档案材料。

六、工作主管人员和部门兼职档案员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

七、每年需要归档的文件材料，要按“细则”规定时间整理完毕、移交学校档案馆。各类文件材料归档一般为一式一份，重要的使用频繁的可归档二份。