为了真实、详细、完整地反映学生会开展的各项活动,加强信息的沟通与对接,实现资源共享,特制定以下档案存档及管理制度。

一、管理总则

1.学生会档案包括学生会常委会、学生会各部门、各班级的工作计划与总结以及其他资料。

2.档案的类别主要包括:

(1)各主管常委的工作计划与总结。

(2)各部、各班的月工作计划与总结及情况通报表。

(3)各部、各班年度工作计划与总结。

(4)活动策划书与活动总结。

(5)各种图文资料。

(6)月工作计划、总结及情况通报表。

二、档案管理细则

1.存档

(1)各部门、班级应在每月24日前自觉向办公室提交下月工作计划、本月工作总结与情况通报表。在活动结束后五日内上交活动策划与总结,积极协助办公室管理档案。

(2)办公室应将档案分类存放,并定期整理做好档案的检查登记工作。保管人应遵守相关规定,不得随意拿取携带资料。

(3)重要资料(特别是原始资料)另行保管,不得外借。

2. 借阅

(1)各部、各班如需查阅资料,必须征得办公室主任的批准并与相应负责人联系。

(2)借出时,办公室人员需认真填写借出登记表,记明借阅人员姓名,借出时间,借阅内容。

(3)借出资料必须在五日之内归还,由办公室做好归还记录。

(4)如其他兄弟学院借阅相关部门材料,必须经过主席、办公室主任及相关部门部长的同意,方可借出。