山西医科大学外事接待管理办法（草案）
为了更好地做好外事接待工作，实行规范管理，结合我校实际，特制定本办法。
一、 邀请国（境）外人员来访的申报审批程序
(一) 学校邀请的国（境）外代表团、国际知名人士、校友等来华访问，一般由国际合作与交流处在拟请外宾来华前向省教育厅、省外专局、省外办等有关部门提交材料；
(二) 学校各部门邀请国（境）外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等，应在外宾来校前向国际合作与交流处提交申请报告；
(三) 国际合作与交流处根据有关规定，对申请报告做出批复，重要来宾及团组要报主管校领导批示。
二、 组织接待
(一) 由学校邀请的外宾，经审批同意后，由国际合作与交流处负责办理邀请手续并作统筹安排，邀请校领导和相关部门负责人出席。学校的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，校内各部门应予以协助安排；
(二) 由境外团体或个人直接与校内各部门联系外事来访，由该部门负责接待，国际合作与交流处予以协助；
(三) 各院（系）处、室的外事接待如需邀请校领导出席，须提前十个工作日提交接待计划（包括来访目的、来访者背景资料、日程安排）到国际合作与交流处，由国际合作与交流处向校领导请示，邀请校领导出席；
(四) 各院（系）处、室的外事接待如涉及签订合作协议，须报国际合作与交流处审核，由校长签署或由校长授权相关院（系）处、室负责人签署；
(五) 外事接待中涉及相关院（系）处、室的具体事宜，由各单位安排专人落实；
(六) 接待完毕后，接待部门负责整理照片，五个工作日内将材料交国际合作与交流处存档；
(七) 来访人员赠送的礼品交国际合作与交流处统一登记后保存或放置到指定地点陈列。
三、 接待费用
(一) 学校负责的外事接待，费用从学校的外事接待专项经费中列支，原则上只承担专家在并期间的食宿费、市内交通费和本地游览费用，国际旅费和城市间交通费由专家自理（学校邀请的重要专家除外）。来访的外国专家一般安排在与学校有合同的宾馆住宿，伙食标准为100元/天（不提供酒水）。专家如因宗教习惯或风俗习惯对事物有特殊要求，可事先与国际合作与交流处联系。
(二) 各院（系）处、室负责的外事接待，费用由各部门负担；
(三) 其它费用。外宾在校期间的医疗、邮电、通讯、洗衣、理发等费用自理。
(四) 对外赠送礼品。凡来校访问的外宾均可赠送有学校标志的纪念品一份；国际交流合作处将准备普通礼品和重要外宾礼品。
四、 接待准备工作
(一) 校领导参加外事活动，接待部门应做好下列准备工作：
1. 来访人员名单及背景材料（来访单位简介、来访目的、主要来访人员简历、需要注意的问题等）；
2. 来访日程与安排（接待人员、时间、地点、交通、会晤、参观、宴请等）；
3. 布置接待会场；
4. 准备礼品；
5. 安排翻译、摄影和记录，并及时整理会谈记要。
(二) 接待人员礼仪。参加各级接待人员需正装出席，穿着整洁，提前到达，中途不得随意离开。接待时把手机调至振动档。
五、 本办法由国际合作与交流处负责解释。
六、 本办法至发布之日起执行。
